Locação para eventos

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Escolha da locação deve considerar as novas tecnologias para eventos

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Definir a locação para eventos adequada é uma das prioridades na organização de eventos, e isso não ocorre por acaso. Os profissionais do setor reconhecem que esta é uma das decisões cruciais do planejamento. Com vários fatores a serem considerados: localização, segurança, infraestrutura… Nos dias atuais, as novas tecnologias, tais como os apps para eventos, trouxeram itens adicionais a serem considerados na busca por uma locação ideal.

Trata-se de um setor de grande porte: o mercado de eventos movimentou no Brasil cerca de R$ 37,8 bilhões somente com a alocação de espaços em 2013. A oferta diária de assentos totalizou mais de 9,7milhões e as locações totalizam uma área total de 10,1 milhões de metros quadrados.

Os centros de convenções e exposições respondem por cerca de 30% dessa oferta de assentos e áreas, com um total de 153 espaços. No total, este estudo levantou 9.445 espaços diversos para eventos no país. Desde parques de exposições até resorts, sítios e chácaras.

O mapa do básico

A locação de espaços consome cerca de 23% do orçamento de um evento, o que reforça a importância da escolha adequada de locais. Para assegurar que o investimento na locação seja compensador, é preciso facilitar o acesso dos participantes. Seja pelas condições das vias de acesso, seja pelo sistema de transportes. Que o evento transcorra em segurança, tanto em termos de infraestrutura como na previsão de possíveis emergências. E que o ambiente em si traga as condições mais adequadas para a realização daquele evento específico.

Nessa busca por uma locação, ou pela substituição da locação tradicional que por algum motivo não esteja disponível. Os organizadores costumam enfrentar alguns entraves. O país não conta com ferramentas específicas para busca de locações. Que já são comuns em outros países e dispõem de mapas, informações básicas e fotos. Na falta delas, o Google Maps pode ser uma opção.

Nem sempre a locação escolhida dispõe de todos os equipamentos ou pessoal adequado para as necessidades dos organizadores do evento. Também é necessário verificar se a região onde está localizada a locação para o evento dispõe de serviços próximos de alimentação, bebidas, mobiliário, iluminação, cenografia, entre outros, dependendo do porte do evento. Além destes requisitos tradicionais, a adequação ao uso de novas tecnologias tornou-se uma exigência cada vez mais presente.

Novas demandas

Em eventos que façam uso de novas tecnologias, é preciso levar em conta as demandas dos participantes e os recursos que contribuem para tornar a experiência mais inovadora e produtiva. Ainda que fundamental, o encontro face a face entre participantes e palestrantes ou convidados não é mais o único atrativo do evento, que pode dispor de todo um arsenal de novas opções para transmitir informações, favorecer a interação e compartilhar conhecimento.

As expectativas dos organizadores tornam-se mais altas e, mesmo que a locação não tenha instalações totalmente adaptadas para o uso dos equipamentos, alguns itens não podem mais faltar:

Internet – A ausência ou a deficiência de sinal de wi fi em locações de eventos são o principal motivo de queixa de organizadores e participantes. Além de permitir o uso adequado dos apps para eventos, a conexão também será utilizada pelos participantes em suas atividades. Incluindo o compartilhamento de conteúdo sobre o evento, algo que os organizadores não podem desprezar.

Vídeo – A gravação e/ou a transmissão ao vivo de eventos também é um item que veio para ficar no setor. A locaçãopara eventos deve dispor de condições adequadas. Como telas de grandes proporções para projeções, rádio receptor AV, iluminação e microfones.

Suporte para dispositivos móveis – Estações de carga de baterias são fundamentais. Outros equipamentos também estão surgindo. Como os beacons, que transmitem informações para os celulares próximos e registram padrões de comportamento através de sinais Bluetooth.

Comunicação – A comunicação e interação com os participantes, incluindo a gamificação, também faz uso de equipamentos modernos, entre os quais podem ser citados os smart boards e social media walls.

Entretenimento – Apresentações em 3D e realidade virtual estão despontando como opções para fins de marketing de experiência. Ou, simplesmente para o entretenimento de participantes.

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