Por que você deveria usar uma plataforma de gestão para eventos

Posted on October 3, 2017

Por que cada vez mais você usa tecnologias variadas? Em linhas gerais, para facilitar e agilizar o seu dia a dia. E por que usar uma plataforma de gestão de eventos? Para obter mais facilidade e agilidade na organização do evento, mensurar resultados e, já que as pessoas transformam tecnologias em experiências transparentes no seu cotidiano, também oferecer o fator UAU para participantes, palestrantes, expositores e patrocinadores.

Organizar um evento, independentemente do seu porte, não é uma tarefa simples, e requer a presença ou a contratação de equipes com habilidades diversas. Por isso, se você puder reunir as principais tarefas e informações em uma plataforma de gestão para eventos, certamente o trabalho será mais fácil. Veja algumas das funcionalidades que uma plataforma deve ter e podem ser importantes para o seu evento e porque você deveria começar a organizar um evento com essa tecnologia:

Simplificar processos

Claro que você não quer ter mais trabalho ao usar uma plataforma de gestão para eventos. A proposta é contar com uma ferramenta única que simplifique e automatize processos antes, durante e depois do evento, tanto administrativos quanto de interação e de engajamento. Aposte em fornecedores dessa tecnologia já aprovados pelo mercado, que estejam sempre atualizando e incorporando novas funcionalidades ao seu produto conforme a demanda dos usuários.

Reduzir custos

Com todas as informações sobre orçamento e fornecedores reunidas em uma plataforma única, fica mais fácil controlar os gastos e gerenciar propostas. E todos sabem que ter controle e visibilidade significa obter melhores ofertas e manter os custos dentro do orçamento.

Gerenciar o tempo

Aproveite funcionalidades como integração com o hotsite do evento, formulários de inscrição, envio de convites e confirmação de RSVP, e-mail marketing, integrações com softwares de vendas de ingressos, entre outras. Com a automatização dessas tarefas o organizador de eventos consegue gerenciar melhor o tempo, focando em atividades mais complexas e que demandem mais tempo para serem concluídas.

Agilizar credenciamento e controlar acesso

Um processo de credenciamento sem filas é o sonho de 10 entre 10 organizadores de eventos. Plataformas de gestão e apps integrados permitem que o credenciamento seja feito em menos de 5 segundos, usando desde QR Codes e pulseiras NFC até tecnologia de reconhecimento facial. Tudo isso registrado em tempo real, gerando relatórios, e com controle de acesso.

Oferecer interações transparentes

Funções intuitivas, transitando de forma simples e eficiente entre diversos canais, é uma demanda básica de todos os clientes. E no setor de eventos não é diferente. A sua plataforma de gestão de eventos deve integrar os dados dos participantes de modo a que eles não precisem se identificar quando acessam outros canais ligados ao evento. O sistema, inclusive, deve reunir e atualizar constantemente essas informações, entregando dados consistentes aos organizadores.

Ações de marketing

Com a permissão do participante, a organização do evento pode enviar notificações push customizadas seja para um grupo ou para uma pessoa, com avisos sobre a programação e outros assuntos, a qualquer momento.

Gerar conteúdo personalizado

Integrada ao hotsite e ao app do evento, a plataforma de gestão permite criar, editar e publicar conteúdo relevante para cada segmento da audiência, antes, durante o evento – em tempo real – e no período de follow up.

Aproveitar as redes sociais

Um aplicativo móvel, integrado à plataforma de gestão de eventos, permite que a sua audiência esteja conectada à sua marca e entre si, compartilhando experiências nas redes sociais sem que precise navegar entre os diversos sites. Incentive os participantes a compartilharem insights sobre as palestras, fotos, vídeos sobre todos os assuntos que considerem interessantes no evento, usando uma hashtag especial. Faça com que os participantes não sejam apenas espectadores, e sim produtores de conteúdo.

Favoritar leads

Inovadoras plataformas de gestão de eventos oferecem a possibilidade de coletar dados sobre o comportamento dos participantes em todos os locais, seja na área de convivência, salões de palestras ou estandes de patrocinadores. Com isso, é possível visualizar e pesquisar em tempo real os leads favoritados, com acesso a relatórios diários.

Promover maior interação, engajamento e Networking

No app, participantes, palestrantes e expositores interagem sem intermediários. Participantes podem favoritar pessoas e marcar reuniões entre si, enviar perguntas em tempo real para os palestrantes e os expositores podem enviar mensagens customizadas para leads.

Medir sucesso e ROI do evento

Com uma plataforma de gestão de eventos é possível reunir e avaliar dados coletados de diversas fontes antes, durante e após o evento, importando/exportando e sincronizando planilhas e transformando essas informações em relatórios que podem ser gerados em tempo real. De posse desses dados já estruturados segundo métricas definidas pela organização, é possível fazer ajustes também em tempo real e, após o evento, medir o seu sucesso e avaliar o ROI (Return on Investment), com base no comportamento, interações e pesquisas com os participantes e patrocinadores.

Customizações

Tenha em mente o público alvo do evento para solicitar customizações para entregar a melhor experiência e ter promotores da sua marca.

Viu como uma plataforma de gestão para eventos pode agilizar o trabalho da equipe de organização e mensurar resultados? ;)