10 passos decisivos para um planejamento de eventos à prova de falhas

Se as novas tecnologias tornaram mais ágil a gestão de eventos, também é verdade que planejar continua sendo fundamental para evitar falhas e problemas de última hora. Numa atividade tão dinâmica, que envolve um grande número de pessoas e serviços diferentes, pensar à frente é um diferencial importante. Para que isso aconteça, um eficiente planejamento de eventos precisa levar em conta alguns fatores essenciais.

Tudo começa, naturalmente, com a concepção inicial do evento, que vai avaliar sua viabilidade técnica e financeira, incluindo o retorno sobre o investimento (ROI) para os patrocinadores. O ideal, nessa fase preliminar, é elencar alguns elementos que justificam a sua realização, como, por exemplo:

-Objetivos específicos;

-Informações preliminares sobre participantes,patrocinadores e entidades relacionadas ao tema;

-Resultados almejados.

Com a avaliação preliminar do potencial em termos de atratividade para o público e patrocinadores e/ou expositores, chega a hora de partir para a etapa do planejamento de eventos propriamente dito, com a elaboração do projeto final. Ele vai detalhar as principais linhas gerais, incluindo todos os itens básicos para sua execução.

Parece difícil? Para facilitar a tarefa do organizador de eventos, relacionamos os 10 passos fundamentais para a elaboração desse projeto:

1 – Definição do produto

Nesta etapa são estabelecidos os objetivos, público-alvo e justificativa de realização, ou seja, a estrutura básica do evento como um todo.

2 – Escolha da locação

Outro aspecto fundamental para o sucesso. Precisa ser adequado aos objetivos e ao porte previsto. Entre os aspectos que devem ser levados em conta estão:

-Facilidades de acesso;

-Infraestrutura de hospedagem e alimentação;

-Concentração de público-alvo;

-Interesse de patrocinadores;

-Condições turísticas.

3 – Data

Uma data mal escolhida tem o potencial de elevar as chances de insucesso de qualquer programação. É importante, por exemplo, evitar coincidir com comemorações cívicas ou religiosas, regionais, locais ou nacionais, ou mesmo com eventos que tenham o mesmo perfil de programação ou de participantes.

4 – Tema e calendário

O tema central vai nortear o desenvolvimento da programação, e, naturalmente, precisa ser do interesse do público-alvo, o que pode ser verificado através de pesquisas em associações ou empresas relacionadas. Quanto ao calendário, é fundamental para se estabelecer o programa geral do evento. Quanto mais cedo for divulgado, maior o potencial de inscrições antecipadas.

5 – Identificação e análise de participantes

Identificar as causas de motivação e resistências do seu público é importante para elevar o engajamento e evitar futuros problemas na organização do evento. Estão inclusos nesse rol os participantes, expositores, autoridades, veículos de comunicação, fornecedores, convidados especiais e público em geral.

6 – Comunicação e Marketing

A estratégia deve levar em conta o público e a ser atingido e o budget disponível, mas sempre incluindo a internet como ponto de partida. Itens indispensáveis atualmente são:

-Site do evento – deve garantir a inscrição antecipada e disponibilizar com antecedência o app para evento, que proporciona comunicação direta com o público-alvo e espaço para as campanhas de marketing de patrocinadores.

-Mídias sociais – Perfis em redes sociais contribuem para o engajamento, além de agilizar o diálogo com o público-alvo e divulgar palestrantes, convidados especiais e atrações da cidade que sedia a programação.

7 – Infraestrutura

Nesse item podem ser incluídos os recursos audiovisuais, materiais e de serviços necessários:

-Audiovisuais – Inclui serviços de som, projetores e telas, iluminação, tradução simultânea, vídeo e televisão, informática, mapas, modelos e painéis.

-Materiais – Além dos materiais usados pela organização, como os de escritório, também devem ser levados em conta tudo o que for distribuído aos participantes, desde crachás até brindes, além dos equipamentos usados em serviços de secretaria, recepção etc.

-Serviços – Item complexo, que inclui a contratação de fornecedores para trabalhos de decoração, alimentação e bebidas, fotografia, assessoria de imprensa, transporte, montagem e instalação, segurança e seguros. Para maior sustentabilidade do evento, recomenda-se, sempre que possível, a contratação de fornecedores locais. Vale lembrar que o wi-fi é um componente indispensável.

8 – Transporte

As condições favoráveis de transporte são importantes para o planejamento de eventos, principalmente em grandes cidades. A logística do transporte de convidados especiais e palestrantes, caso necessário, deve ser avaliada com cuidado. Aos participantes, é importante destacar a viabilidade de uso de transporte público quando houve disponibilidade.

9 – Hospedagem

Levando-se em conta as condições socioeconômicas e culturais do público-alvo, a disponibilidade de hospedagem deve ser, sempre que possível, informada com antecedência para que se permita as reservas necessárias, se possível com apoio da organização do evento ou agências de viagens parceiras.

10 – Programação cultural e turística

Atrações culturais e turísticas são um elemento a mais de interesse para atração de participantes. As atividades podem ser incluídas na programação ou informadas aos participantes no site do evento e em materiais de divulgação.