gestão de eventos. e app para eventos

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Como obter mais feedback dos participantes na gestão de eventos

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Saber a opinião dos stakeholders é uma das prioridades da gestão de eventos. E, no que se refere aos participantes, torna-se vital conseguir a máxima colaboração possível. Tais dados serão relevantes para futuras edições, corrigindo problemas e desenvolvendo os pontos fracos detectados. Porém, as novas tecnologias tornam esse processo mais ágil. Permitindo que o feedback esteja disponível em todas as etapas.

Organizadores de eventos sabem a importância do feedback e inclusive já abordamos num post anterior do blog. Não há dúvida de que a informação precisa sobre a eficiência da execução do planejamento do evento será vital. Mas isso não significa que esse retorno tenha de ser dado somente após o encerramento. Na verdade, é essencial buscar esse feedback já na fase pré-evento. Com a parceria de palestrantes e patrocinadores ou exibidores, para corrigir e melhorar vários detalhes da gestão do evento.

Afinando os instrumentos

Quanto mais cedo se começar a investigar o posicionamento do seu público-alvo, maiores serão os benefícios para o planejamento e o marketing pré-evento. O interesse de potenciais participantes poderá ser despertado através do vislumbre do que os espera em termos de programação. As áreas de interesse com maior potencial de atração do seu público-alvo ficarão mais evidentes. E, no caso de eventos periódicos, o público poderá até mesmo fazer sugestões através dos canais que você utiliza.

Tendo em vista que o objetivo maior da organização de eventos é proporcionar uma experiência enriquecedora para os participantes. A importância de engajá-los nas fases preliminares torna-se evidente. Nesta etapa, entre as opções de maior agilidade para um bom retorno em pesquisas está o app para eventos. Ele dará condições para que os organizadores se dirijam especificamente aos já inscritos. Explore bastante também as redes sociais para que seja um canal de gestão de feedbacks pré-evento.

Opinião real e imediata

Durante o evento, com frequência a opinião dos participantes tem um conteúdo mais emocional – trata-se de uma resposta imediata a uma situação específica, refletindo o sentimento dos presentes. Por isso, esse tipo de feedback é eficiente em capturar o buzz de uma forma instantânea, de maneira mais imediata do que, por exemplo, o monitoramento de redes sociais, que podem ou não ser utilizadas pelos participantes, de acordo com o público. De qualquer forma, busque sempre acompanhar a hashtag do seu evento.

Algumas opções de feedback durante o evento são as seguintes:

Votação ao vivo – Este tipo de poll está geralmente relacionada a uma apresentação e é conduzida pelo próprio palestrante. É útil para sentir a temperatura da audiência ou medir o interesse num determinado tópico do debate.

QR Codes – O uso de QR Codes, além de fornecer informações sobre os participantes, também pode servir para que os participantes informem problemas que ocorrem no transcorrer da programação. Com isso, será possível trabalhar rapidamente para o ajuste fino do que não estiver transcorrendo conforme previsto.

Pesquisa – Durante o evento também podem ser realizadas pesquisas sobre apresentações específicas ou eventos realizados, permitindo um panorama em tempo real sobre um tema, palestrante ou produto. Esse tipo de pesquisa deve ser o mais curta possível, para não ocupar demais participantes que, com certeza, estarão ocupados com a próxima palestra ou aproveitando um período de descanso.

Palavra Final

No pós-evento, o feedback tende a ser racional e menos relacionado à emoção de viver experiências específicas. Ao invés de ser influenciado por acontecimentos de momento, o palestrante tenderá a fornecer uma opinião sobre o evento com um todo. Baseando-se mais na memória do que em seus sentimentos.
Esse tipo de avaliação é valiosa para medir o sucesso do empreendimento como um todo. E fornecer dados sobre a estratégia, logística e gestão de eventos de forma ampla, que poderão ser corrigidos numa próxima edição. Trata-se de uma pesquisa mais extensa, realizada por e-mail ou através do aplicativo no dia posterior. Algumas dicas simples vão aumentar a chance conquistar um maior número de respostas.

Limite o número de perguntas – Considera-se, de maneira geral, que o número de perguntas não deve exceder a 10. Tendo como base as métricas que vão avaliar o sucesso do evento, áreas em que poderá haver melhorias e novas estratégias a serem adotadas.

Redação adequada – As questões devem ter um objetivo específico em mente, com redação clara e objetiva. Evite o Uso de jargões ou perguntas direcionadas.

Expressão livre – Os participantes precisam ter a oportunidade de se expressar livremente em um ou mais tópicos. Por exemplo, após uma questão com respostas pré-definidas pode ser acrescentado um espaço para que acrescentar as razões daquela opção específica.

Resposta aos insatisfeitos – Avalie a viabilidade de encaminhar uma resposta ou esclarecimento para aqueles que manifestarem uma visão crítica ou negativa. Manifestando a intenção da organização do evento de trabalhar para uma efetiva melhoria dos pontos destacados.

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