Os 7 erros mais comuns na organização de eventos e como evitá-los
A organização de eventos não é considerada uma tarefa estressante à toa. Além das muitas variáveis para gerenciar, falhas de planejamento podem levar a participantes irritados. Também podem levar a palestrantes discorrendo em espaços esvaziados e rombos no orçamento.
As falhas de planejamento acarretam danos à credibilidade dos organizadores. Elas levarão o público a considerar com reservas a participação em eventos posteriores. Prestar atenção a alguns detalhes vai evitar que esses problemas aconteçam. E também atrairá mais, patrocinadores. estabelecendo o evento como uma marca de sucesso. Confira a seguir sete erros mais comuns na organização de eventos, seguidos de dicas de como evitá-los.
1. Fazer tudo por conta própria – Seja qual for o seu porte, eventos possuem uma agenda de planejamento que inclui programação, finanças, inscrições e promoção, sem contar com a coordenação do evento em si. Tentar organizar tudo sozinho pode representar uma carga de trabalho superior às suas forças e reduzir em muito a eficiência das decisões.
Dica: Tenha uma equipe reduzida e selecionada para a organização do evento, delegando funções sempre que possível. As novas tecnologias para eventos já permitem a terceirização de muitas tarefas, o que vai facilitar a gestão do processo como um todo.
2. Promover tarde demais – Uma campanha de marketing com cronograma muito estreito será menos eficiente em seus resultados. Os participantes terão menos tempo para saber o que vai acontecer, avaliar o seu interesse e incluir o evento em sua agenda, etc. Isso também reduzirá o retorno de patrocinadores, e, consequentemente, o interesse em manter o patrocínio em anos posteriores.
Dica: Três ou quatro meses é o mínimo de antecipação em termos de promoção de eventos. Não confie somente no site do evento. A organização do evento deve incluir um fluxo constante de informações para as mídias convencionais e redes sociais.
3. Não gravar/transmitir ao vivo – Com as ferramentas existentes atualmente, não fazer transmissão ao vivo ou, pelo menos, gravar o evento para uso futuro, é um erro que a organização de eventos já não pode mais se dar ao luxo. O material em vídeo estende o alcance do evento e sua longevidade, e representa um trunfo para a promoção de futuros eventos.
Dica: A transmissão ao vivo depende de condições técnicas específicas. Portanto escolha a locação do evento de forma a levar isso em consideração. E não esqueça que o público também fará suas transmissões ao vivo. Uma feature que o app para eventos também oferecem, como é o caso da InEvent, através de parceria com a SambaTech.
4. Ignorar o networking pré-evento – Como o networking é um dos atrativos para eventos, ao facilitar essas conexões você estará no caminho certo. Porém, isso não significa que os participantes só possam fazer contatos durante a programação. Se essa oportunidade for estendida por um período de tempo mais longo, anterior e posterior ao evento, a experiência do seu evento se tornará mais gratificante. Também serpa produtiva em termos de formação de redes de relacionamento.
Dica: Aplicativos para eventos são a ferramenta ideal para promover networking. Disponibilizar o app do evento nas fases preliminares viabiliza os contatos iniciais. Através das listas de participantes, tags e chat nativo.
5. Locação sem wi fi – De acordo com o Mobile Report 2015, da Nielsen/Ibope, os brasileiros que usam smartphone para acessar a internet chegaram a 72,4 milhões no segundo semestre do ano passado, com aumento de 4% em relação ao primeiro semestre. Assim, é bem provável que seu público alvo queira utilizar a internet em algum momento. Mais ainda, o wi fi vai permitir que o público compartilhe suas impressões através das mídias sociais, elevando o buzz do evento.
Dica: Ainda que a locação tenha wi fi, é preciso considerar a infraestrutura existente suporta o volume de tráfego de dados previsto. É comum, por exemplo, que haja mais de um dispositivo por pessoa. Certifique-se também que as principais áreas do evento estejam cobertas pelo sinal.
6. Programação inadequada de palestrantes – Se uma boa seleção de convidados e palestrantes atrai o público, também é verdade que a organização do evento pode cometer erros sérios de programação. Um deles é colocar um palestrante de destaque logo no início, o que irá reduzir o interesse dos participantes para o restante da programação.
Dica: Além de deixar os convidados e palestrantes mais destacados para o final, tenha cuidado com as palestras matinais. Também comas pós-almoço. Assegure-se que nestes momentos haja temas ou palestrantes capazes de atrair a atenção da plateia.
7. Não fazer follow up após o evento – O período do pós-evento não deve ser desprezado, já que se trata do momento em que o participante está mais engajado e mais disposto, por exemplo, a abrir e-mails, verificar notificações no aplicativo para eventos etc. Esta é uma boa oportunidade para avaliar os resultados do evento. Com base nesse engajamento, e manter uma base de clientes para futuras edições.
Dica: Além de prestar informações e disponibilizar conteúdo adicional, o período pós-evento uma boa ocasião. Principalmente para agradecer aos participantes e também fechar negócios.
E ai? Curtiu nossas dicas? Conta pra gente nos comentários!!! Vamos começar a evitar esses 7 erros na organização de eventos? 😉
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