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Veja como agregar valor para os patrocinadores na gestão de eventos

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Com a crise econômica batendo à porta, os brasileiros estão aprendendo a obter o máximo dos recursos disponíveis. Isso não é diferente do setor de eventos que, embora possa ter características próprias, também convive com elevação de custos sem a possibilidade de aumentar preços. Esse cenário torna o patrocínio ainda mais importante do que o habitual para viabilizar a gestão de eventos.

O diferencial das novas tecnologias

As novas tecnologias, principalmente a adoção do mobile, contribuem para elevar o retorno sobre o investimento (ROI) e tornaram-se um veículo a mais para a divulgação de marcas. Isso porque, ao contrário de outros aplicativos, os apps para eventos têm um público-alvo definido, com retenção assegurada. Ainda que o investimento em marketing digital em apps venha crescendo, os patrocinadores enfrentam a dificuldade em avaliar os melhores mercados para o setor, já que 23% dos apps só são visualizados uma única vez, conforme recente relatório Emarketer/Localytics.

Assim, a estratégia de patrocínio que inclua uma plataforma digital agrega mais um canal para a divulgação das marcas dos patrocinadores. Ao contrário dos apps que lutam para competir entre mais de 2 milhões de outros aplicativos, seu público-alvo é garantido. O período de tempo em que isso vai ocorrer depende da antecedência com que vai disponibilizar o app para os participantes – quanto mais cedo, mais valor ele terá em termos de patrocínio.

O valor dos participantes e da locação

Ainda que você tenha um evento com potencial para atrair patrocinadores e adote o mobile como um diferencial, será necessário descobrir onde eles estão e conquistá-los. Para que isso aconteça, um dos elementos essenciais é estabelecer com exatidão o seu público-alvo. Trata-se de uma tarefa sem maiores dificuldades para organizadores de eventos experientes, mas que pode representar um desafio para quem está iniciando no setor ou traz um evento novo ao mercado.

Definido quem serão os potenciais participantes do evento, você pode planejar o evento pensando em como ele vai beneficiar as empresas que o apoiarem. Isso pode começar inclusive com as próprias locações – em geral, o local do evento é escolhido tendo em mente os participantes e espectadores. Levar em conta os interesses dos patrocinadores na escolha da locação é uma forma de aproximá-los do seu público, seja através de informação visual, estandes ou distribuição de brindes.

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 Estabeleça níveis de patrocínio

O passo seguinte é precificar o patrocínio em termos que sejam compensadores. Para isso, uma boa estratégia é recorrer às impressões, ou seja, a quantidade de vezes em que a marca do patrocinador é visualizada. Isso pode incluir publicidade na locação, anúncios digitais (no app e no site), divulgação via redes sociais, material impresso, brindes etc. No caso do evento em si, é importante ter uma estimativa do número de participantes, além de dados sobre tráfego para avaliação das impressões na internet.

Você também pode criar categorias de patrocínio (ouro, prata, bronze…) de acordo com o aporte realizado. A grande vantagem deste tipo de captação é que possibilita a participação de um espectro mais amplo de empresas. Organizadores de eventos de pequeno e médio porte frequentemente recorrem aos patrocínios e apoios para custear aspectos específicos dos eventos. A empresa ganha ao divulgar seus produtos e serviços e os produtores reduzem suas despesas com materiais, infraestrutura, serviços etc.

Pense nos interesses do patrocinador

O contato com os potenciais patrocinadores deve ter como regra geral o fato de que o que importa é o ganho que ele terá com seu evento, e não o dinheiro que está disposto a dispender.

Portanto, identificar corretamente as empresas relacionadas ao tema do evento evitará o gasto inútil de energia (especialmente num momento em que o dinheiro está curto!). Pesquisar patrocínios concedidos a eventos com a mesma temática é uma opção, assim como a busca em associações ou entidades de classe.

Um contato telefônico preliminar deve ser feito, se possível, com o responsável pelo setor (que pode variar desde uma gerência de marketing até o proprietário, no caso de pequenas empresas). Porém, a decisão geralmente será tomada com base em uma proposta por escrito. Procure personalizar ao máximo essa proposta, fazendo com que o patrocinador sinta que o investimento feito no evento não será apenas mais um entre tantos. E esteja preparado para eventuais negociações em caso de contrapropostas.

Mantenha um relacionamento produtivo

A aceitação da proposta de patrocínio não finalizou seu trabalho. O relacionamento com os patrocinadores vai se estender por um período considerável, e é importante que seja produtivo. Um dos pontos essenciais é mantê-los informados através de newsletters ou mesmo através da sua plataforma para eventos. Numa gestão de eventos eficiente também é fundamental evitar desentendimentos sobre aspectos do patrocínio, através de contratos e cronogramas detalhados.

Encerrado o evento, chega a hora de demonstrar como ele agregou valor à marca patrocinadora. Encaminhe um relatório detalhado sobre como foram cumpridos os compromissos assumidos, incluindo os principais números, monitoramento das mídias sociais, fotos, depoimentos etc. Se possível, faça uma reunião complementar e, naturalmente, não esqueça de agradecer todo o apoio recebido. Com isso, você certamente terá uma avaliação preferencial dos patrocinadores para futuras edições do evento.

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One Response to :
Veja como agregar valor para os patrocinadores na gestão de eventos

  1. Adriana disse:

    Excelente blog !!!!

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