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8 dicas para um planejamento de eventos corporativos mais eficaz

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Quem já organizou eventos corporativos tem a exata noção da importância do planejamento prévio para promover uma experiência mais enriquecedora para os participantes. Não é raro que a decisão final sobre a realização do evento ocorra bem próximo da data escolhida. O orçamento pode ter sido reduzido ou a equipe é pequena diante dos objetivos pretendidos. Em alguns momentos, pode parecer que a realização do evento tornou-se o equivalente a superar uma pista de obstáculos.

Atentar para alguns aspectos essenciais é a garantia de uma jornada segura rumo a um evento bem-sucedido. Com planejamento e apoio da tecnologia mobile, a gestão de eventos só ganha em termos de qualidade e produtividade.

1 – Planeje de acordo com seu foco

O planejamento começa com a escolha do foco específico do seu evento. Trata-se de uma celebração, uma reunião para team building, um debate sobre temas de interesse corporativo ou lançamento de produtos? Estabelecer esse foco básico vai determinar outras escolhas, como, por exemplo, a de palestrantes (motivacional ou especialista?), tipo de locação, etc.

2 – Faça listas!

O planejamento de eventos é baseado em itens bem definidos, conforme já demonstramos aqui no blog. É importante fazer uma lista básica sobre todos os aspectos principais do evento, para que você tenha um panorama geral do que precisa ser feito (não desanime depois ao ver o tamanho da lista – você vai conseguir!). Esboçado esse quadro geral, estabeleça tarefas específicas  para cada item principal e delegue o cumprimento destas tarefas conforme o cronograma do evento.

3 – Crie o seu app para evento

A definição antecipada do app para evento traz benefícios comprovados para a organização de eventos corporativos. O crescimento da banda larga e da cobertura 4G no Brasil são indicadores de que o uso de dispositivos móveis é uma tendência definitiva. Além de se posicionar como inovadora, a empresa reduz custos com o app (com a redução de uso de papel, por exemplo) e ganha um canal direto com os participantes.

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4 – Prepare-se para as mudanças

Por mais que o planejamento de eventos seja eficiente, é certo que ocorrerão mudanças de última hora – faz parte do jogo. Previna-se adotando algumas estratégias:

  • Se possível, estabeleça o número definitivo de participantes numa data mais próxima do evento com os responsáveis pela locação.
  • Faça reuniões com fornecedores e prestadores de serviço relacionados a poucos dias do evento, para verificar eventuais problemas de última hora.
  • Imprima somente o material que estiver com 100% de confirmação em relação a datas e presenças. Se houver mudanças, use o seu app para eventos para notificar os participantes das mudanças.

5 – Passe as informações ao setor de marketing

Muitos eventos corporativos são realizados por setores de comunicação e marketing das empresas. O trabalho extra gerado pela organização pode fazer com que o marketing propriamente dito seja esquecido. Divulgar novos palestrantes e convidados, assim como materiais que eles disponibilizarem, por exemplo, ajuda a criar buzz e fortalecer o engajamento dos participantes. Seu site e o app para evento devem estar constantemente atualizados.

6 – Use os patrocinadores para cortar despesas

Ao planejar um evento, você certamente se verá diante de um orçamento superior às suas disponibilidades ou, então, que sofreu cortes diante da crise (elaborar um orçamento adequado, aliás, é um dos pontos fortes do planejamento de eventos eficaz). Nesse caso, considere a possibilidade de obter alguns dos itens através de patrocinadores e parcerias. Quanto mais você puder trabalhar em conjunto com esses parceiros, mais conseguirá reduzir o uso de recursos próprios.

7 – O diabo está nos detalhes

Mesmo os organizadores de eventos mais experientes deixam para trás detalhes importantes do evento, e em geral é isso o que sobressai para os participantes. Por exemplo, a decoração da locação tem a ver com o tema do evento? Existem pontos estratégicos onde os participantes podem fazer selfies para postar em redes sociais? Os aspectos de segurança foram levados em conta? Uma checklist de última hora, além da visita à locação, pode evitar surpresas desagradáveis.

8 – Atenção com o cerimonial

Outro item que frequentemente é deixado de lado são aspectos relativos ao cerimonial. Eventos com o comparecimento de autoridades invariavelmente requerem algum tipo de atenção ao cerimonial relativo à ordem dos discursos, posição à mesa etc. Nesses casos, pode ser adequado consultar as normas de cerimonial brasileiro. Outro item que pode acabar sendo negligenciado é o roteiro de apresentação, que pode sofrer alterações de última hora e precisa ser atualizado constantemente.

E aí? Curtiu nossas dicas para melhorar o seu planejamento de eventos? 😉

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