Posted on novembro 3, 2016

5 princípios de gestão de eventos para o credenciamento de participantes

Eventos podem ter ótimos convidados e palestrantes, uma programação bem pensada e atual e locais convidativos. À primeira vista, tudo concorre para uma experiência enriquecedora e divertida. Porém, essa expectativa pode ser reduzida quando os participantes chegam e se deparam com filas enormes para o credenciamento. Trata-se de um problema comum na gestão de eventos e que pode ser corrigido com certa facilidade com planejamento e as novas tecnologias disponíveis. Muitos organizadores tendem a enfatizar os aspectos mais relacionados à programação dos eventos – e têm razão nesse aspecto. Uma boa programação é uma vitrine para atrair mais participantes, que, como se sabe, estão em busca de aperfeiçoamento pessoal e profissional.

No entanto, a qualidade dos serviços prestados durante o evento também é um diferencial importante. Afinal, todos gostamos de ser bem tratados, não é? O credenciamento ineficiente vai resultar em uma primeira impressão desfavorável logo de início, o que você certamente vai querer evitar.

Quem está presente?

O credenciamento também tem funções importantes para a gestão de eventos, além de ser o primeiro contato com entre a equipe e os participantes. Não é para menos que, sem exceção, trata-se do item inicial de qualquer programação. Vejamos quais são estas funções:

• Avaliação do comparecimento – O check-in permite saber com precisão quantos participantes estão presentes, quantos deixaram de comparecer e até mesmo em que fase do evento isso ocorreu.

• Segurança – É fundamental para a segurança dos eventos contar com a identificação de quem está circulando durante a programação.

• Base de dados – O credenciamento permite manter atualizada a base de dados dos participantes, que, por sua vez, poderá ser incluída no CRM das empresas promotoras ou patrocinadoras.

• Marketing – Nesta etapa já podem ser realizadas ações de marketing, tais como a entrega de brindes. Um credenciamento eficiente, aliás, já é uma forma de branding do seu evento.

A primeira impressão…

Para evitar situações de estresse ou mesmo o simples incômodo de obrigar os participantes a permanecer em filas durante longos períodos, considere estes princípios básicos:

1 – Tenha pessoal suficiente

Pode ser uma indicação óbvia, mas é comum que a fase de credenciamento esteja a cargo de equipes muito pequenas para o porte dos eventos. Para definir o tamanho ideal, também deve se levar em consideração o tempo disponível para essa etapa pré-programação.

Eventos com um grande número de participantes precisam contar com um período mais longo de credenciamento. Ou, então, dispor de equipes maiores para lidar com um grande número de pessoas num prazo mais curto. Isso pode ocorrer também com a divisão de tarefas relativa à identificação, entrega de crachás e material etc.

2 – Organize as filas

Nos eventos de médio e grande portes, ou com um prazo de credenciamento mais curto, torna-se necessário organizar as filas para que esta etapa ocorra de forma mais suave possível. Uma opção é instalar mesas por ordem alfabética (A-E, F-N…), sempre com sinalização adequada.

A organização das filas também requer planejamento adequado. Do contrário, haverá aglomerações que vão dificultar a entrada no evento em si. Distribua as filas de forma a que haja espaço suficiente para que as pessoas já credenciadas possam ingressar na locação.

3 – Crie um ambiente favorável

Credenciar participantes num local apertado e sem decoração não vai contribuir em nada para uma impressão favorável dos que estão chegando. Se você investiu numa decoração temática, ela também deve estar presente na entrada. Música e vídeo também são bem-vindos, até para distrair os participantes durante o tempo em que permanecerem na fila.

Um aspecto importante é o da recepção de convidados e palestrantes que, se possível, devem ter um tratamento diferenciado, com entrada agilizada e acomodações adequadas enquanto se preparam para o momento de suas apresentações.

4 – Faça um registro eficiente

Uma etapa de registro bem realizada será fundamental para agilizar o processo de credenciamento. De preferência, faça uma gestão de dados integrada utilizando uma plataforma para eventos, o que vai evitar a perda de dados no momento do credenciamento.

Também é importante manter listas separadas, para o caso de pane em equipamentos. Outra providência importante é dispor de meios para realizar a inscrição e o credenciamento no dia do evento (desde que isso seja permitido pela gestão de eventos, naturalmente), para atender a algum eventual retardatário.

5 – Use e abuse da tecnologia

A tecnologia mobile para eventos avançou muito na área de credenciamento. O processo tornou-se quase automático, com o uso de smartphones, apps para eventos e tecnologias como o QR Code que possibilitam a impressão de crachás no momento do check-in. Isso permite, inclusive, a terceirização completa do credenciamento, com economia de recursos com treinamento e contratação de pessoal.

O uso da tecnologia também implica certos cuidados. É preciso compatibilizar equipamentos próprios com os materiais fornecidos pela empresa responsável pelo credenciamento (impressoras com etiquetas, por exemplo). E, naturalmente, certificar-se de que a locação tenha a infraestrutura necessária para manter tudo funcionando sem falhas.

O que você achou das nossas dicas de gestão de eventos? Conta pra gente nos comentários. 😉