planejamento e organização de eventos

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Saiba como definir os objetivos de um evento de sucesso

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Sua equipe investe o suficiente no planejamento e organização de eventos? Se a sua resposta for negativa, provavelmente você enfrenta um cenário como o previsto por Antoine de Saint-Exupéry, autor do clássico “O pequeno príncipe”: A goal without plan is just a wish (Um objetivo sem planejamento é apenas um desejo).

A fase de planejamento e organização de eventos é que vai definir os objetivos e identificar quais recursos e tarefas são necessárias para chegar ao ponto desejado. Planejar significa olhar para a frente, visualizar o futuro e definir as ações necessárias para superar obstáculos.

Então, que tal pensar mais um pouco sobre a importância do planejamento estratégico para eventos e aproveitar todos os benefícios oferecidos por ferramentas administrativas e tecnológicas para agilizar e organizar todo esse processo?

O conceito da ferramenta administrativa 5W2H – What, Who, Why, Where, When, How e How much – é uma boa maneira de estruturar o planejamento e organização de eventos, segmentando os diversos estágios até a abertura do evento.

Analisando o 5W2H

Em primeiro lugar, vamos identificar o item What. Um bom ponto de partida para determinar O quê o evento vai oferecer é adotar a metodologia SMART, que vai ajudar a definir os objetivos iniciais, que devem ser:

Specific – específicos

Measurable – mensuráveis

Attainable– atingíveis

Realistic – relevantes

Time bound – com prazos definidos

A partir daí, quando a equipe responsável pelo planejamento e organização de eventos define o que vai “vender”, é possível examinar os itens Who (Quem) e Why (Por quê).

Esse é o momento de determinar para quem os produtos e serviços serão vendidos e qual é melhor forma de atrair e engajar esse público. Afinal, para construir um relacionamento duradouro é preciso conhecer bem qual é o segmento que o evento deseja atingir e quais são as suas demandas.

Com a contratação de uma plataforma de gerenciamento durante a fase de planejamento do evento, é possível oferecer um diferencial e surpreender cada um dos públicos envolvidos, como participantes, palestrantes e patrocinadores, assim como os segmentos dentro de cada um deles.

Mais um passo adiante

Pronto, definimos os primeiros dois primeiros W´s. Agora, é hora de identificar qual será o porte do evento e o melhor formato. A partir dessas decisões, qual local será o mais conveniente? Qual a data ideal? Enfim, How (Como), Where (Onde) e When (Quando) você vai apresentar produtos e serviços para o público alvo?

Existem diversos formatos – congresso, feira, workshop, entre outros – comprovadamente eficientes para atingir cada tipo de objetivo – o Como – determinado a partir dos itens What (O quê), Who (Quem) e Why (Por quê).

Sobre a questão Onde, se a ideia é realizar um workshop reunindo gerentes, o melhor local seria um próximo ao escritório, com oferta de facilidades como salas equipadas, estrutura para coffee break e fácil estacionamento.

Mas, no caso de grandes eventos, o mais importante é encontrar um espaço que comporte toda a estrutura necessária para a sua realização. Caso sejam aguardados participantes de outras cidades ou países, é importante organizar toda a logística usando a plataforma de gerenciamento de eventos, enviando, de forma personalizada, informações e confirmações de voos para cada participante, detalhes de transporte, navegação até o evento, opções de hotéis e reserva de quartos, enfim, todas as informações necessárias para que a viagem transcorra de forma tranquila.

E, em relação à data do evento – o item Quando – a sua decisão também precisa estar alinhada ao objetivo. Caso seja uma confraternização que vá durar alguns dias, vale a pena inserir o evento junto com um feriado ou final de semana para não interferir muito no dia a dia da operação. Já um grande evento corporativo deve ocorrer durante a semana, já que será um ambiente basicamente de negócios.

Um ponto sensível

Dentro do conceito 5W2H, chegamos a um dos pontos mais sensíveis do planejamento e organização de eventos: o How much (Quanto custa), ou o orçamento necessário ou ideal para a sua realização e qual é, na verdade, a verba disponível para essa tarefa. Dificilmente um valor irá bater com o outro.

David C. Watt, no seu livro “Gestão de eventos em lazer e turismo”, levanta pontos sobre os recursos financeiros que podem ser aplicados a todos os eventos corporativos. O administrador sugere que cada atividade seja desmembrada e analisada da seguinte forma:

  • A atividade exata a ser realizada
  • O custo estimado
  • O benefício
  • A receita
  • A necessidade da atividade
  • O lugar ocupado pela atividade nas prioridades orçamentárias
  • A forma como as despesas da atividade pode ser monitorada
  • Como a receita para a atividade será captada

E como captar essa receita? A verba pode vir da própria organização do evento, com a venda de ingressos, venda de espaços publicitários no hotsite e no local do evento, aluguel de stands, programações paralelas, aluguel de espaço para venda de alimento e bebida, doações, e até mesmo crowdfunding, dependendo do público alvo.

Já quando uma empresa está organizando um evento para reunir seus colaboradores ou clientes, a maior parte da verba para a sua realização deve vir do próprio organizador, mas nada impede que sejam firmadas parcerias.

Ou, então, a equipe responsável pelo planejamento e organização de eventos pode buscar patrocinadores, apresentando propostas bem elaboradas e alinhadas ao perfil da marca. Para que as marcas invistam dinheiro e a sua reputação, o organizador precisa identificar qual o tipo ideal de patrocinador, forma de patrocínio adequada e quais informações sobre o evento são as mais importantes para a marca. Será que um grande número de participantes e, consequentemente, mais visibilidade, é o principal motivador para conquistar determinado patrocinador? Ou será que um volume menor de participantes, mas altamente qualificados, é o público que a marca quer atingir?

A ideia é organizar todo o planejamento desde os primeiros passos, evitando erros e atropelos.

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