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Como a tecnologia ajuda a organizar a logística de um evento

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Na fase de planejamento de eventos, os organizadores devem estar atentos a dezenas de detalhes, enviando solicitações e analisando as propostas enviadas pelos fornecedores, decidindo o melhor local para o seu evento e toda a logística envolvida na sua realização. Claro que você já sabe disso, mas será que já se deu conta de como a tecnologia pode facilitar essas tarefas?

Mas, antes de falarmos em tecnologia, vamos lembrar alguns pontos da logística que precisam ser levados em consideração durante o planejamento de eventos e a contratação de fornecedores e serviços:

Transporte:

  • O local conta com serviço de valet e oferece desconto para os participantes?
  • Como é o trânsito perto do local e como pode influenciar na entrada ou saída dos participantes?
  • Há uma cooperativa de táxis no local e não existe problema no uso de aplicativos para transporte?
  • Como será o transporte dos participantes do aeroporto até o local do evento?

Operações:

  • Como será efetuada a carga e descarga de material? A doca é próxima ao evento e existem restrições de horário?
  • Fornecimento de energia elétrica – será preciso contratar um gerador?
  • Qual é o espaço disponibilizado para guardar o material?

Hotel:

Segundo a equipe da EventBrite, parceira da InEvent, os organizadores, durante o planejamento do evento, devem analisar e negociar os seguintes pontos:

  • Visitar e inspecionar um quarto standard e um quarto superior
  • Pedir listagem dos tipos de quartos disponíveis e suas diferenças
  • Solicitar tarifa diferenciada para os participantes do evento
  • Negociar horário especial de Check-in e de Check-out
  • Verificar se o wi-fi é gratuito para hóspedes e como é o seu funcionamento
  • Analisar o cardápio de room service e quais os horários de atendimento

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E a tecnologia entra em cena

Após a seleção do local, na próxima fase do planejamento de eventos, a logística e operações já podem ser integradas a um app para eventos que integre todas as etapas, já entregando informações sobre voos, traslados de carros, navegação por mapas, detalhes do hotel e muito mais.

Um item da lista que merece muita atenção durante o planejamento de eventos é o bloqueio de quartos, especialmente se o hotel estiver sediando outro encontro na mesma época ou for próximo de um centro de convenções ou atrações turísticas.

A tecnologia embutida no aplicativo mobile pode gerenciar em tempo real todas as etapas desde a fase pré até pós evento, permitindo que os organizadores gerenciem todas as reservas e administrem o número de quartos disponíveis conforme a demanda.

Certamente essa tarefa não é simples, mas a automação dos processos facilita essa organização e evita problemas e inconvenientes, já que as informações sobre reservas são entregues no próprio app, em tempo real.

E, para os participantes, um app que integre a seleção mobile de quarto de hotel oferece a possibilidade de ter uma experiência transparente e sem atrito, conhecendo as instalações antes de efetuar a reserva, selecionando facilmente qual a melhor opção para a sua estadia, gerenciando upgrades e planos de fidelidade, de qualquer lugar, a qualquer hora.

No app, o participante ou expositor também pode checar informações e as vantagens oferecidas, como descontos nas diárias e em serviços como lavanderia e outras facilidades.

E também deve ser levado em consideração, além da conveniência de fazer a reserva on-line e gerenciar os gastos no mesmo app que será usado para gerenciar seus horários e interações durante o evento, as oportunidades para ampliar o seu networking – afinal, seja no lobby, no restaurante ou até no elevador, hospedar-se no mesmo hotel que a maioria dos participantes oferece mais possibilidades de interagir e prospectar novos negócios.

E você, como organiza os planos de viagens, hotéis no seu planejamento de eventos?

 

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