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Acabe com os papéis no seu evento e seja ambientalmente responsável

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Em plena era digital, você ainda está distribuindo a agenda e materiais das palestras em papel? Que tal, na gestão de eventos, deixar a papelada de lado, agilizar o seu trabalho e, principalmente, ser ambientalmente responsável? Atualmente, tudo pode ser digitalizado e reproduzido em diversas plataformas. OK, procurações e contratos, por exemplo, precisam ser impressos e ter firmas reconhecidas. Mas vamos deixar a burocracia de lado e pensar em como podemos ajudar a preservar o meio ambiente e, também, a reduzir custos.

Na gestão de eventos, uma estratégia “eco-friendly” engloba desde a eficiência energética, reciclagem de resíduos e, também, a redução do uso de papel. Afinal, para produzir 1 tonelada de papel são necessárias 2 a 3 toneladas de madeira, uma grande quantidade de água (mais do que qualquer outra atividade industrial), e muita energia (está em quinto lugar na lista das que mais consomem energia).

Folhetos e mais folhetos

Seja sincero, quando termina um evento, quantas folhas de papel com horários, reservas de hotel, mapas, e também folhetos de propaganda, são descartados? Com certeza muitos. Toda a logística da gestão de eventos pode ser oferecida em app. Uma plataforma móvel customizada para o seu evento coloca todos os detalhes logísticos ao alcance de um clique na palma da mão da equipe de organização, participantes, palestrantes e expositores. As informações são atualizadas em tempo real, e você economiza tempo e dinheiro de impressão.

Outra forma de acabar com o desperdício de papel é aproveitar todos os benefícios do marketing digital – redes sociais, site, aplicativos, e-mail marketing. Hoje em dia todas as pessoas estão conectadas praticamente 24×7, então o digital é a forma mais eficiente – tanto em relação a alcance quanto a custo – de atingir a sua audiência.

Além disso, as ferramentas de marketing digital permitem acompanhar o desempenho da sua campanha e o volume de inscrições, facilitando a gestão de eventos, assim como criar uma base de dados sobre os participantes, a partir das informações enviadas nos formulários on-line. Essa automatização libera a sua equipe para tarefas mais urgentes e importantes, que garantam a melhor experiência para todos os envolvidos no evento.

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Ofereça uma experiência totalmente digital

Informe com antecedência aos participantes que o evento oferece um app customizado onde ele poderá desde fazer reservas no hotel, acessar mapas, montar uma agenda exclusiva e personalizada, interagir com palestrantes e expositores, receber materiais, agendar reuniões de negócios e muitas outras funcionalidades. E isso tudo sem a necessidade de uma única folha de papel.

Enquanto isso, você está gerenciando o evento em tempo real no mesmo app, com todas as informações entregues em dashboards amigáveis, o que permite fazer ajustes que garantem o sucesso do evento.

Incentive seus expositores a também abandonarem o papel, digitalizando material promocional e folhetos, que também podem ser enviados pelo app.

Ah, e não deixe de aproveitar o compromisso da sua gestão de eventos com a sustentabilidade na sua estratégia de marketing. Esse é um valor que boa parte das pessoas, principalmente millennials, leva em consideração na hora de se engajar e recomendar eventos. 

E ai? Gostou das nossas dicas? Vai começar a ser sustentável na sua gestão de eventos? 😉

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