organizar um evento perfeito

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Tudo o que você precisa saber para organizar um evento perfeito

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Como organizar um evento perfeito? Tudo começa com o planejamento! Especialistas em planejamento de eventos corporativos indicam que o tempo médio ideal para a sua organização vai de 6 meses a um ano. Mas todos nós sabemos que, principalmente no caso de eventos internos, geralmente o RH não dispõe de tanto tempo. Mas com etapas bem definidas é possível organizar eventos perfeitos em prazos bem mais curtos, surpreendendo clientes internos ou externos. Ok, uma feira como a Bienal do Livro certamente não é planejada em dois meses, mas vamos pensar em eventos um “pouco” menores.

O objetivo é que vai definir todas as etapas do planejamento de eventos. A meta é aumentar as vendas? Conquistar novos clientes? Aumentar a lealdade dos atuais clientes? Ou seria voltado para endomarketing, incentivando e motivando colaboradores?

E então chegamos ao segundo ponto que vai definir como será o evento: o orçamento. Pequeno ou grande, o evento pode ser perfeito, desde que esteja enquadrado na sua realidade financeira. E, independentemente da verba, vale buscar as melhores soluções para a sua necessidade.

Se sua empresa não conta com pessoas com experiência no planejamento de eventos, uma boa solução pode ser contar com os serviços de grandes redes de hotéis. Geralmente esses hotéis contam com equipes especializadas na organização de eventos de pequeno porte, que cuidam desde o orçamento até a montagem do espaço oferecido pelo próprio hotel, indicação de fornecedores etc.

Claro que vale pesquisar por fora, para poder comparar e negociar custos. No caso de eventos internos, reunindo colaboradores de um escritório local, essa pode ser uma boa solução, já que libera a equipe para cuidar mais da programação, identificando qual a mensagem e estratégia mais apropriada para engajar os colaboradores. Que tal usar a gamificação para aumentar a interação entre os participantes?

Tecnologia aumenta a eficiência

Mas nem tudo é tão simples assim. Em eventos internos que reúnem colaboradores de diversas localidades ou os que reúnem diversas empresas, palestrantes e público externo, a organização já é bem mais complexa. Além de contar com pessoas que tenham experiência nesse planejamento, contar com as funcionalidades oferecidas por uma plataforma digital de gerenciamento de eventos faz com que todo o trabalho seja bem mais ágil e tranquilo.

Ainda na fase de planejamento, com uma plataforma é possível integrar o hotsite do evento, criar formulários de inscrição personalizados, enviar convites, e-mails e SMS, definir a logística do evento com envio de informações individuais para cada participante como voo, quarto de hotel e traslado, reunindo em só lugar todas as informações.

Automatizar o credenciamento para que seja feito de forma rápida e eficiente, com leitura de QR Code ou uso de pulseiras NFC, que também poderão coletar informações sobre o comportamento dos participantes durante o evento. Com isso, é possível fazer ajustes em tempo real, garantindo o sucesso do evento.

E chegar ao final do evento sem problemas não significa que ele foi um sucesso, ainda há muito trabalho a fazer. No backstage, além da organização do desmonte, começa a hora da prestação de contas e pagamento dos fornecedores.

Em relação aos participantes, é hora de conferir se todos os arquivos – documentos, fotos, apresentações – foram disponibilizados para download na plataforma de gerenciamento, além de também avaliar relatórios e planilhas com os dados dos usuários, resultados finais e estatísticas com horários e números detalhados, para gerar os dados e conferir o sucesso obtido com o bom planejamento de eventos.

E aí? Curtiu nossas dicas para organizar um evento perfeito? 😉

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