organização de eventos

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O que você não deve mais oferecer no seu evento

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O que você espera de uma eficiente organização de eventos? Da parte dos organizadores, uma plataforma digital para o gerenciamento de ponta a ponta, integrando e agilizando todas as etapas de produção. E os participantes querem ser surpreendidos, querem experiências únicas e inovadoras. Por isso, você não deve mais ter em seus eventos…

Crachás não interativos – nem pense em entregar aos participantes crachás que sejam meros pedaços de papel, que só servirão para juntar mais lixo no final das atividades. Equipes de organização de eventos devem decidir, em primeiro lugar, se o credenciamento será feito a partir de crachás com QR codes ou mesmo com pulseiras NFC. E, a partir daí, listar quais informações devem ser coletadas, analisadas e como elas serão usadas, de forma personalizada, para melhorar a experiência, engajamento e networking entre os participantes.

Apresentações em PPT – ok, vamos combinar que o palestrante precisa ser muito dinâmico, experiente e o assunto muito empolgante para que as pessoas se sintam engajadas com uma apresentação feita somente em slides. Atualmente existem diversas outros tipos de mídia que a organização de eventos pode sugerir e oferecer recursos para que sejam usadas pelos palestrantes junto com os slides, como vídeo, painéis interativos e até mesmo participação em tempo real, disponibilizada pelo app da plataforma de gerenciamento de eventos. Já para os expositores, PPT não deve nem mesmo mais fazer parte do dicionário. Existem mil e uma maneiras mais interessantes para demonstrar produtos e conquistar clientes com mensagens personalizadas com e o uso de beacons.

Networking com cartões de visita – até pouco tempo atrás, você mandava imprimir uma nova leva de cartões de visita quando fosse participar de um evento corporativo. Mas, atualmente, existem muitas outras maneiras de se conectar com possíveis parceiros, e a equipe responsável pela organização de eventos pode incentivar o networking com ferramentas que fazem parte do app da plataforma de gerenciamento. No aplicativo, é possível pesquisar o melhor parceiro, segmentar o público por interesses, salvar os participantes favoritos e outras formas de interação e engajamento.

Pesquisas no papel – coletar o feedback é extremamente importante, mas fazer enquetes com pesquisadores com prancheta e papel, pedindo um instante da atenção dos participantes, não faz mais sentido. Além de toda a perda de tempo para fazer as pesquisas, ainda seria preciso passar manualmente todas as informações para planilhas. Nos apps para eventos, os participantes recebem notificações push para enviarem as suas respostas e poder criar estratégias de vendas e marketing para cada quizz. A organizações de eventos pode incentivar a participação nas pesquisas com estratégias de gamificação e premiar os participantes mais engajados no evento.

Mapas em papel – mais uma vez voltamos ao papel. No caso de grandes eventos, os participantes precisam de mapas para se localizarem e encontrarem estandes e locais das palestras. Mas, além de serem um grande desperdício de papel, esses mapas também podem estar desatualizados, já que muitas mudanças são feitas até a abertura do evento. Plataformas de gerenciamento podem entregar essas informações sempre atualizadas e também acabar com os mapas de itinerário, já que a equipe de organização de eventos pode enviar informações personalizadas como por exemplo sobre, itinerários, voos, traslados e demais deslocamentos para os participantes. Você ainda pode escolher quais grupos ou participantes devem receber essas informações.

Já utilizou um desses recursos na sua organização de eventos? Conte pra gente nos comentários como foi sua experiência.

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