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10 estratégias de organização de eventos para incentivar o networking

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Pesquisas sobre a decisão de comparecer a eventos oferecem um dado unânime: um dos principais motivos apontados pelos participantes é a oportunidade de aumentar a sua rede de contatos profissionais. A organização de eventos, portanto, não pode ignorar a necessidade de promover ao máximo as oportunidades de networking – e isso pode ser feito tanto com apoio das novas tecnologias como de medidas aparentemente simples, mas que podem se revelar bastante efetivas.

Uma das pesquisas feitas nos últimos anos, intitulada Decision to Attend, indica que o networking é citado por 75% dos mais de 7 mil entrevistados que responderam sobre o que os faz decidir pela participação em um evento. De forma mais significativa, entre os entrevistados mais jovens o percentual subiu para 84%. Isso não é de se espantar: quanto mais jovens, maior a necessidade de se construir uma sólida base de relacionamentos profissionais.

Ainda que as mídias sociais tenham alcançado tanta atenção nos últimos anos – o que também se estende ao networking – o contato face a face continua sendo muito valorizado. De acordo com a pesquisa, 71% revelam uma tendência a privilegiar as interações sociais e os debates ao comparecer a eventos. Comparativamente, apenas 40% indicam que o contato via redes sociais é importante ou muito importante em eventos. Assim, a criação de oportunidades para essas interações é fundamental para a organização de eventos.

Confira 10 estratégias que vão facilitar em muito o networking entre os participantes dos seus eventos:

1 – Mobilize com antecedência

Quanto maior a antecedência com que for possível fazer a inscrição para o evento, mais fácil será para os participantes se organizarem. Assim, eles terão tempo adicional para estudar a programação e estabelecer um cronograma de presença em palestras e debates da sua preferência. Desta forma, não haverá participantes perdidos em meio ao evento, sem saber exatamente onde ir.

2 – Escolha bem sua locação

Ainda que o fator financeiro seja, em geral, o que prevalece na escolha de uma locação, é importante que o aspecto de interação seja levado em conta. Locais apertados, sem espaço para movimentação entre os participantes e interação nos intervalos serão prejudiciais para o networking. A infraestrutura também conta: um wi-fi deficiente não irá somente afetar aspectos como a divulgação em redes sociais, mas também a socialização entre os participantes via dispositivos móveis.

3 – Incentive o uso do app para eventos

A organização de eventos moderna não dispensa o uso de uma plataforma integrada para eventos. Coloque as orientações no site sobre o download do aplicativo para isso seja feito com a maior antecedência possível. Preenchendo os dados dos seus perfis, incluindo interesses principais, os participantes já podem começar a interagir mesmo antes do evento em si.

4 – Agilize o credenciamento

Os primeiros momentos de um evento são normalmente os mais confusos, principalmente quando se utiliza credenciamento manual. Com as novas tecnologias, o credenciamento pode acontecer de forma rápida e ágil, conforme já abordado no blog. Com isso, o humor dos participantes vai estar em alta e haverá mais disposição para começar a estabelecer novos relacionamentos e contatos. Do contrário, isso vai ocorrer numa fila, enquanto os participantes reclamam… dos organizadores.

5 – Contrate facilitadores

Reunir pessoas desconhecidas num mesmo local é uma tarefa complicada. A tendência é que se formem grupos de pessoas que já se conhecem e com os quais os participantes se sentem mais seguros. Uma forma de quebrar o gelo é dispor de facilitadores em sua equipe, que vão se encarregar de fazer com que as pessoas conversem mais e incentivem outras atividades de confraternização, como a gamificação. Aliás, os próprios organizadores também podem fazer esse papel, conversando com os participantes e pedindo opiniões sobre o andamento do evento.

6 – Vamos malhar?

A tendência fitness veio para ficar e, nos Estados Unidos, há empresas que estão se especializando em promover atividades físicas para incentivar o networking em evento. É o que revela o site BizBaz, que brinca com as duas tendências ao cunhar o termo sweatworking. Se a sua locação permite, porque não oferecer alguma atividade física para combater o estresse?

7 – A hora do lanche

A congregação em torno de refeições é, reconhecidamente, uma forma de aproximar pessoas. Intervalos e happy hours são momentos de encontrar com pessoas (por exemplo, com as quais os participantes já tenham entrado em contato via app). Um bom sortimento de comes e bebes nesses momentos trará satisfação e mais oportunidades de confraternização. Se possível, aposte em uma boa porção de alimentos saudáveis – isso também demonstra preocupação com o bem-estar dos participantes.

8 – Use as redes para socializar

As redes sociais são excelentes para estender o alcance dos seus eventos (e também de conquistar participantes virtuais). Mas também podem ser exploradas para incentivar o contato entre os participantes. Isso pode ser feito, por exemplo, através de divulgação de posts em social walls, assim como sua premiação em atividades de gamificação. Ao tornar alguns participantes mais “famosos”, isso pode torná-los um foco de atração para os demais.

9 – Divulgue as atrações locais

De acordo com o estudo Decision to Attend, o local onde ocorre um evento é o terceiro fator de atração dos participantes, depois das oportunidades de aperfeiçoamento profissional e do próprio networking. Isso é compreensível: a viagem em si será uma boa oportunidade para relaxar. Divulgar atrações turísticas e pontos de encontro vai facilitar a interação e formação de grupos entre os participantes.

10 – Ouça o que eles têm a dizer

O feedback dos participantes é essencial para a organização de eventos. Isso não é diferente no que se refere ao networking. Use seu app para eventos para receber o feedback, faça pesquisas sobre o potencial de networking constatado pelos participantes e leve os resultados em conta nos próximos eventos. Lembre-se que, no final das contas, você também está estabelecendo uma rede de contatos. Proporcionar uma experiência mais enriquecedora será benéfico para o seu próprio networking profissional, sem dúvida!

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