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Maximize seus recursos com a negociação eficaz na gestão de eventos

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Se há uma constante na organização de eventos, é o fato de você vai precisar negociar com alguém. Seja com fornecedores, clientes, colaboradores, patrocinadores ou apoiadores, será necessário conciliar interesses e extrair o máximo de benefícios para os participantes. Ao realizar bons acordos, os organizadores conseguem entregar uma programação bem estruturada num ambiente enriquecedor para seu público.

Trata-se de um exercício diário, que requer paciência, compreensão dos interesses alheios e, ao mesmo tempo, garra para defender seus pontos de vista. Além de ser fundamental para a capacidade de liderança, conforme abordado recentemente no blog, negociações bem-sucedidas também contribuem para melhores resultados financeiros, elevando o retorno sobre o investimento. Num momento de crise, é fundamental elevar ao máximo os ganhos e reduzir custos.

Para não começar com o pé esquerdo

Para começar, vamos examinar os erros básicos que podem ser cometidos facilmente na gestão de eventos ou mesmo em negociações do cotidiano. (Aliás, uma boa forma de treinar suas habilidades é justamente tentar aplicar os princípios da boa negociação em sua vida diária.) Estes quatro comportamentos devem ser evitados:

1 – Nivelar por baixo

Pessoas mais tímidas podem cair no erro de nivelar por baixo suas propostas, com receio de parecerem fora da realidade. Mas, na verdade, todos os negociadores experientes tendem a elevar suas propostas. Assim, a negociação irá resultar em valores mais próximos aos realmente esperados. Se você abaixar muito suas expectativas, pode acabar com um acordo insatisfatório.

2 – Perder a calma

Esta é uma maneira bem fácil de se perder no meio de uma negociação. É verdade, as pessoas podem ser realmente irritantes, mas quem não mantém o controle quase sempre acaba do lado perdedor. Ainda que isso pareça difícil, respeitar a posição do outro continua sendo o caminho mais fácil para se chegar a um consenso. Mantenha a cabeça fria!

3 – Falta de confiança

Será complicado conduzir uma negociação bem sucedida na gestão de eventos se faltar autoconfiança. O processo pode ser um tanto intimidante – mais um motivo para defender sua posição com firmeza. Em especial quando se trata de dinheiro, os resultados positivos não acontecem como num passe de mágica. Será preciso argumentar e demonstrar que suas ideias são válidas e, para isso, a confiança é um fator relevante.

4 – Levar para o lado pessoal

Muitas vezes, alguns dos erros acima podem conduzir a uma outra situação que igualmente deve ser evitada: a de levar para o lado pessoal. O fato do outro lado estar defendendo um ponto de vista que não lhe é favorável não significa que haja algo pessoal envolvido. Você pode ter paixão pelo que faz, mas encarar toda a negociação de forma imparcial costuma trazer melhores resultados.

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Bom para todos

Atuar junto a todos os interessados na gestão de eventos é uma experiência valiosa e, com o tempo, os produtores de evento sabem, até de forma instintiva, como agir em cada caso. É preciso ceder um pouco, naturalmente, mas também ter em mente quais são seus objetivos e, principalmente, seus limites. Desta forma, é vital que haja um planejamento prévio para orientar as negociações.

Além dessa prioridade, quais seriam outros requisitos para que seus acordos sejam proveitosos e, na medida do possível, bons para ambas as partes? Confira alguns itens que podem fazer muita diferença para o resultado final:

1 – Avalie seu comportamento

A maneira como você se comporta numa negociação importa muito para o sucesso ou insucesso do processo. Embora mudar padrões de comportamento não seja fácil, o simples fato de se avaliar será um avanço. Você tende a falar demais, tem uma linguagem corporal inadequada ou está cedendo demais e muito rápido? Tente ser imparcial em seu julgamento e considere alterar aquilo que não está funcionando.

2 – Ouça o que o outro tem a dizer

Pode parecer óbvio, mas por vezes estamos tão envolvidos com nossos próprios problemas e pontos de vista que não prestamos a devida atenção ao interlocutor. Um dos benefícios desta atitude é perceber coisas sobre o outro que não seriam perceptíveis normalmente. Afinal de contas, a pessoa com quem está falando pode ter problemas que realmente afetem a negociação. Demonstrar empatia pode ser um atalho para um acordo realmente justo.

3 – Saiba com quem exatamente está falando

Determine com precisão qual a extensão da autoridade do negociador com quem está lidando. Em muitos casos, pode acontecer de trabalhar com alguém que realmente não tem o poder de fechar o acordo. Nesses casos, é importante que seu ponto de vista seja bem colocado, já que terá de ser transmitido a um terceiro. Mas, de preferência, é sempre mais proveitoso lidar com alguém com autoridade e que possa concluir a negociação sem consultas adicionais.

4 – Cuide da linguagem

Nem todas as negociações ocorrem em encontros presenciais. Parte do processo pode acontecer por e-mail. telefone, mensagens instantâneas… É importante policiar sua linguagem, já que palavras mal colocadas com frequência induzem a erros de interpretação. Conforme já abordado no blog, a linguagem adotada na internet traz mudanças em relação ao discurso tradicional.

5 – Crie alternativas

Mesmo com todo o seu esforço, uma negociação pode não conduzir a bons resultados, por fatores alheios à sua vontade. Nesse caso, é sempre bom iniciar o processo já tendo em mente qual será sua alternativa. Depender exclusivamente de alguns fornecedores de produtos ou serviços, por exemplo, não é uma boa ideia, já que pode levar a imposições sem a possibilidade de uma contraproposta.

E aí? O que achou das nossas dicas?? Foram dicas eficazes para você melhorar suas negociações na gestão de eventos? 😉

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