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7 táticas de gestão de eventos para tornar os participantes mais felizes

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Como todo empreendedor sabe, o cliente tem sempre razão. Isso não é diferente na gestão de eventos, que naturalmente devem ser voltados para a satisfação dos participantes. Caso isso não aconteça, não haverá uma boa avaliação e nem retorno nas edições seguintes. Além disso, participantes satisfeitos vão absorver melhor as mensagens de patrocinadores e apoiadores, o que trará melhores resultados em termos do retorno sobre o investimento.

Também é verdade que o bom relacionamento entre a gestão do evento e os participantes (não somente com os participantes, aliás: patrocinadores e fornecedores também contam nessa hora) resulta em melhor compreensão num momento de crise. Eventos são ocasiões fluidas, nas quais um grande número de pessoas é reunida num mesmo espaço, e dependem de um grande número de fatores. Ou seja, erros são inevitáveis – e participantes felizes terão mais tolerância com eles.

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Satisfação e retorno garantidos

As formas de retenção dos participantes são uma preocupação das organizações que reúnem empresas do setor de eventos. Uma pesquisa do Center for Exhibition Industry Research sobre esse tema, com cerca de 9 mil entrevistados, mostrou os itens mais considerados para uma boa avaliação do evento:

Espaço – O contato interpessoal ainda é um dos itens mais valorizados, não somente entre os participantes, mas também com as equipes da coordenação, exibidores etc. Eles trazem oportunidades de networking e vendas e, quando isso ocorre de maneira fluente, contribuem para que se guarde uma imagem positiva.

Aprendizagem – O aperfeiçoamento profissional permanece no topo dos motivos que levam participantes aos eventos. Quem proporcionar oportunidades efetivas para que isso aconteça – de preferência usando os modernos recursos tecnológicos, que já fazem parte do cotidiano das novas gerações – ganhará o coração dos participantes.

Atividades e amenidades – Este é um elemento relevante. Ainda que essa motivação nem sempre seja declarada formalmente, a maioria dos participantes esperam se divertir de alguma forma. Afinal de contas, trata-se de uma ocasião em que se estará longe do local do trabalho, às vezes em outra cidade, e deve haver chances para um pouco de descontração.

Ações simples que funcionam

Nem sempre a satisfação dos participantes depende de grandes orçamentos ou do porte do evento em si. Demonstrações de interesse no bem-estar dos seus clientes são prioridade para uma gestão de eventos bem-sucedida. Veja algumas táticas para alcançar esse objetivo:

1 – Visibilidade e som adequados

Não há nada mais irritante do que comparecer a um evento e não conseguir visualizar ou ouvir adequadamente um palestrante. Este deve ser um dos aspectos determinantes na escolha das locações. Afinal, se os participantes comparecem para uma oportunidade de se aperfeiçoar, isso será bem mais difícil se não conseguirem acompanhar as sessões ou não ouvirem avisos e notificações feitos pelo sistema de som.

2 – Conforto nunca é demais

O investimento no conforto dos participantes nunca é demasiado. Por exemplo, um auditório com cadeiras desconfortáveis vai reduzir muito o interesse no acompanhamento do que estiver ocorrendo. Da mesma forma, locações com tamanho reduzido (ou com ventilação insuficiente) diante do número de participantes também vão produzir aglomerações e irritação.

3 – Alimentação de qualidade (se possível, de graça)

Um estômago vazio com certeza traz infelicidade. Desde que seu orçamento permita, coloque à disposição dos participantes alguns comes e bebes de qualidade. Caso o evento inclua estandes com alimentação paga, é conveniente assegurar que todos os meios de pagamentos sejam aceitos – afinal, de contas, cada vez menos as pessoas carregam dinheiro vivo.

4 – Quanto mais tecnologia, melhor

Explore ao máximo o uso cada vez mais frequente de dispositivos móveis. Uma plataforma para eventos integrada reduz o uso de papel e agiliza o atendimento a todos os presentes. Todo o evento fica disponível no smartphone, tornando a vida dos participantes muito mais fácil.

5 – Demonstre seu apreço

Existem várias formas de demonstrar seu apreço pelos participantes mais assíduos, como inserções em mídias sociais, social walls e distribuição de brindes. Eventos de maior porte fazem inclusive entrevistas com participantes. Este tipo de exposição positiva certamente vai contribuir para o bem-estar geral.

6 – Ouça o que eles têm a dizer

Saber que sua opinião é importante é uma forma de se sentir valorizado. Os mecanismos de feedback do evento são a forma mais adequada para obter essa opinião. Isso não basta, contudo: o participante precisa saber que está sendo ouvido e que ele será levado em conta pela gestão do evento. Responda sem demora aos questionamentos e reconheça a importância das contribuições.

7 – Agradeça de forma criativa

A forma mais tradicional de agradecer ao comparecimento dos participantes e a participação dos demais atores do evento, como patrocinadores, é através de mensagens de e-mail. Mas isso não precisa ser uma norma. Um vídeo curto, postagens criativas em redes sociais e mesmo brindes no encerramento também são formas de mostrar o quanto foi importante a presença de cada um. Desta forma, haverá um final feliz para todos…

E aí? Curtiu nossas dicas de gestão de eventos? 🙂

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