eventos híbridos

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7 passos para a gestão de eventos híbridos com mais engajamento

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A participação remota em eventos está se tornando mais viável a cada dia, diante dos avanços tecnológicos que barateiam seus custos. Com isso, surge a figura dos eventos híbridos, que reúnem não somente os participantes presentes fisicamente, mas também os virtuais. Porém, não basta somente garantir uma transmissão ao vivo de palestras e debates – para uma efetiva gestão de eventos híbridos será necessário investir em planejamento para garantir uma experiência satisfatória.

Empresas de tecnologia já vem adotando essa estratégia parcial ou integralmente, com a transmissão ao vivo de apresentações de abertura. No ano passado, o Facebook estimou ter alcançado 1 milhão de pessoas em suas transmissões da sua conferência para desenvolvedores, a F8, conforme já contamos no blog.

Outros setores também começam a aderir, como a Global Finance & Credit Conference & Expo, que será realizada em agosto. Os participantes tanto poderão ir a Chicago, onde acontece a programação, quanto virtualmente. Conforme o próprio site do evento destaca, é uma oportunidade para ampliar os horizontes, já que estão previstos exibidores e patrocinadores de vários países, incluindo o Brasil.

Foco no participante garante sucesso da gestão de eventos híbridos

Ainda que estejam distantes, os participantes virtuais não merecem menos atenção do que seus companheiros presentes ao local da programação. Ao contrário, sua atenção pode ser até mais difícil de manter, conforme ocorre na própria internet. Portanto, uma das bases de um planejamento de eventos bem-sucedido reside em aperfeiçoar a experiência de quem assiste ao evento virtualmente.

1 – Inclua o online em seu planejamento

Da mesma forma que você planeja sobre a jornada do participante que está presente fisicamente, também será necessário avaliar como tornar a experiência virtual igualmente interessante. Estes participantes precisam estar tão engajados quanto os demais. Um dos passos fundamentais nesse sentido é designar e treinar facilitadores e hosts para a gestão de eventos virtual e o atendimento a esses participantes.

2 – Promova o uso da tecnologia

As plataformas integradas para eventos já proporcionam, por si só, um ambiente virtual, além de permitirem a transmissão ao vivo e o envio de perguntas aos palestrantes ao vivo. Além disso, os apps para eventos incluem ferramentas de networking, o que elimina uma das principais objeções aos eventos virtuais – a falta de interação física entre os participantes.

3 – Tenha a infraestrutura adequada

A gestão de eventos híbridos requer uma atenção especial à infraestrutura. Qualidade de imagem e de som são fundamentais, especialmente esta última – de nada vai adiantar um excelente palestrantes se não for possível ouvi-lo. Da mesma forma, é preciso garantir uma largura de banda estável de internet para as transmissões e o tráfego adicional que será gerado pela interação com os participantes.

4 – Preste atenção aos detalhes

Nem todas as apresentações e/ou itens da programação são adequados para os eventos híbridos. Um bom exemplo são apresentações de slides em salas sem iluminação, o que vai requerer tecnologias mais sofisticadas para a transmissão. Itens como a quantidade de câmeras, os trajes dos palestrantes (estampados e listras devem ser evitados, por exemplo) e a manutenção da transmissão, para evitar “brancos” na programação são detalhes que podem prejudicar a experiência se não forem levados em conta.

5 – Faça ensaios prévios

O virtual requer uma avaliação prévia das condições de transmissão, áudio e palco para que a transmissão ocorra sem surpresas. Certifique-se de que as câmeras estão bem posicionadas, por exemplo. Os palestrantes também precisam ser integrados na gestão de eventos híbridos para entender bem as exigências desta nova realidade. Se houver tempo para ensaios com os próprios palestrantes, tanto melhor.

6 – Respeite os horários

Este pode ser um dos itens mais complicados para ser observado na gestão de eventos híbridos. Como os organizadores experientes sabem, incidentes ocorrem e nem sempre é possível manter a programação dentro dos horários previstos. No entanto, isso pode ser um fato desencorajante para os participantes virtuais. Preencher o período de tempo de espera com conteúdo relevante é uma forma de manter o engajamento, assim como disponibilizar o conteúdo posteriormente no site do evento.

7 – Garanta o feedback dos participantes

Para obter maior engajamento, tenha em mente que os participantes virtuais precisam ter mecanismos de feedback e de interação com os participantes. Isso pode ser obtido facilmente através do seu app para eventos, mas outros canais também podem ser incluídos, como as redes sociais (de preferência através da hashtag do evento). A participação virtual também pode ser estendida a quem está presente no local do evento, através de telas que transmitem o que está ocorrendo em outros locais.

A gestão de eventos híbridos prevê novas abordagens além do que já é tradicional, mas também podem trazer compensações. Sua audiência terá um grande potencial de expansão além das limitações físicas da locação. Criam-se novas oportunidades de troca de experiências e aprendizado tanto para você, como para seus participantes – e, afinal de contas, é para isso que existem os eventos, não é?

Tecnologia em todas as etapas do evento

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