Posted on January 24, 2017

10 erros comuns que podem ser fatais no seu planejamento de eventos

Ignorar a famosa Lei de Murphy é uma péssima ideia quando se está planejando um evento. Quando se lida com uma grande quantidade de pessoas num mesmo local, além da necessidade de coordenar equipes, fornecedores, apoiadores e patrocinadores, com certeza haverá incidentes e surpresas. Ainda que seja virtualmente impossível realizar um evento 100% perfeito, adotar alguns cuidados no seu planejamento de eventos fará com que tais ocorrências sejam menos prováveis.

Já abordamos, aqui no blog, alguns passos importantes para um planejamento à prova de falhas. Nessa postagem, vamos abordar itens que também precisam ser levados conta para evitar surpresas desagradáveis.

1 – Estabelecer cronogramas irreais

A adequada noção do tempo é essencial quando se trata da organização de eventos bem-sucedida. Seja na fase pré-evento, no que se refere, por exemplo, às campanhas de marketing e  escolha de locações, seja durante a programação, o tempo é um componente essencial. Atrasos na divulgação trazem prejuízos óbvios para o crescimento do número de inscrições, enquanto uma grade de programação irrealista vai provocar estresse nos participantes, reduzindo seu engajamento.

2 – Estourar o orçamento

Esse é um problema evidente de planejamento de eventos. Seja criterioso na alocação de recursos e leve sempre em conta incidentes inesperados que acarretem novos gastos. Leve em conta também que suas cotas de patrocínio (ou o orçamento que você submeteu à chefia ou aos clientes) podem ser baixos demais para tudo o que se previu. Solicitar mais recursos posteriormente não será benéfico para sua imagem como gestor.

3 – Falta de vistoria da locação

Se você está trabalhando com uma locação nova, tome cuidado com o que se promete e o que efetivamente será entregue no dia do evento. Fazer uma vistoria (ou contar com um apoio nesse sentido, no caso de locações situadas em outras cidades) pode evitar ser surpreendido com um wi-fi deficiente, uma sala de conferências inadequada, problemas de acessibilidade etc.

4 – Ignorar eventos concorrentes

Ao estabelecer a data do seu evento, é sempre conveniente avaliar se não existem outros com temas semelhantes na mesma época. Isso vai evitar que seus participantes tenham de fazer uma “escolha de Sofia” em que você pode sair perdendo.

5 – Ignorar as novas tecnologias

As mudanças de comportamento trazidas pelas novas tecnologias, especialmente pelo mobile, já foram incorporadas pela moderna gestão de eventos. As plataformas integradas para eventos reduzem gastos em diversos itens, como o credenciamento, por exemplo, e promovem maior interação entre os participantes. Defina suas prioridades e escolha a plataforma que mais se adapta às suas necessidades e ao seu orçamento.

6 – Deixar de lado necessidades especiais

Isso pode ser um motivo de grande constrangimento e sempre deve ser levado em conta no planejamento de eventos. Procure escolher locações com acessibilidade adequada e defina cardápios que levem conta alergias e dietas especiais, algo cada vez mais comum hoje em dia.

7 – Equipe insuficiente ou sem qualificação

Seu evento pode ter crescido ao longo dos anos, ou requerer outro tipo de habilidade, como acompanhar e gerenciar os apps para eventos, mas suas equipes continuam as mesmas ao longo dos anos. Avalie se o tamanho da equipe está adequado ao porte atual do evento e se não é necessário promover uma qualificação do seu pessoal em relação às novas tecnologias.

8 – Falta de comunicação com parceiros

Eventos são empreendimentos coletivos que envolvem interesses diversos e requerem parcerias bem azeitadas. Sejam patrocinadores, apoiadores, exibidores ou palestrantes, é sempre conveniente mantê-los informados do que está acontecendo e que tenha relação com o papel que estejam desempenhando. Eventuais mudanças no seu planejamento de eventos devem ser comunicadas e suas opiniões levadas em conta.

9 – Falta de confirmação de serviços ou produtos

Lidar com fornecedores é um dos segredos dos profissionais bem-sucedidos de gestão de eventos. Levando em conta que eles não trabalham somente para um cliente, é importante obter confirmações sobre a prestação de serviços ou fornecimento de produtos. Se possível, isso deve ser feito por e-mail, para que possa haver comprovação posterior. Com isso, problemas nesses setores, com certeza, serão mais raros.

10 – Ser otimista demais

Começamos o texto mencionando a Lei de Murphy, e é conveniente terminá-lo com ela. Se há possibilidade de ocorrer erros, é bem possível que eles ocorram. Seu planejamento de eventos deve prever um plano B para vários itens importantes, desde a ausência de palestrantes até emergências climáticas ou médicas. Opções de fornecedores e até equipamentos de reserva para conexão com a Internet são outros itens que podem ser considerados. O melhor planejamento costuma prever todas as contingências – e, com isso, suas possibilidades de sucesso também aumentam consideravelmente.

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