Organização de evento: Os erros mais comuns
Atire a primeira pedra quem nunca cometeu um erro na correria que é a organização de evento corporativo. Erros são inevitáveis, afinal, só quem faz é que comete erros. Mas eles podem ser evitados e minimizados. Basta estar atento e seguir as nossas dicas para evitar os erros mais comuns na organização de eventos corporativos.
Antes do evento
- Não definir o objetivo e público-alvo
A equipe responsável pela organização de eventos corporativos precisa definir com clareza os objetivos e quais as melhores estratégias para atingir as metas, dependendo de se o evento é voltado para público interno ou externo e as suas características.
- Não planejar todas as etapas do evento
Desde a escolha do local, infraestrutura necessária, gestão dos custos, divulgação até o relacionamento pós-evento, entre outras etapas, todas precisam ser bem planejadas e também mapeados todos os recursos necessários para cada uma delas. É quase como definir o planejamento estratégico de uma empresa, mas com o escopo voltado para o evento.
- Não contar com as pessoas e comunicação corretas
Se você não conta com uma equipe de organização de eventos ágil e, principalmente, criativa, provavelmente enfrentará muitos problemas. E lembre-se de que as informações sobre a gestão do evento devem estar disponíveis e atualizadas para todas as pessoas – com controle de acesso aos dados através de senhas. Com o uso de uma plataforma de gestão de eventos é possível centralizar e compartilhar as informações, evitando atrasos, repetição de tarefas, retrabalho e muitos outros problemas.
- Não investir na divulgação
Se a equipe responsável pela organização de evento não “anunciar” a sua realização, ninguém ficará sabendo, certo? Então invista em e-mail marketing, redes sociais, hotsite e monte uma estratégia de conteúdo capaz de gerar expectativa e curiosidade.
- Não facilitar “a vida” do participante
Imagine se um palestrante nunca esteve na cidade onde será realizado o evento? Ou se um participante não sabe qual o melhor hotel para se hospedar? Ajude os participantes a organizarem as suas viagens aproveitando os benefícios das funcionalidades oferecidas pela plataforma de gestão.
Durante o evento
- Não agilizar o credenciamento
Filas intermináveis, falta de informação… Na hora do credenciamento, tudo precisa ser ágil, com totens de autoatendimento, leitura de QR Codes diretamente pelo celular do participante e pulseiras NFC.
- Não incentivar o networking
A meta de eventos corporativos – interno ou externo -, de forma bem resumida, é gerar novos negócios. E, para isso, é preciso que as pessoas circulem, conversem umas com as outras, enfim, que possam interagir. Os responsáveis pela organização de eventos corporativos também são responsáveis pela oferta de tecnologias e ferramentas que facilitem essa interação.
- Não inovar
Ninguém aguenta mais eventos com palestras, mais palestras, um coffee break sem graça, estandes sem influência, qualidade etc. Você não precisa transformar o seu evento em uma feira de tecnologia, mas implantar estratégias de gamificação e incentivar “competições” no seu aplicativo do evento, por exemplo, faz com que as pessoas interajam mais e se sintam mais engajadas no evento.
No pós-evento
- Não avaliar o feedback
Analise o comportamento dos participantes – quais áreas foram mais visitadas, palestras que atraíram mais público, respostas das enquetes – e avalie o resultado do evento, identificando seus pontos fortes e fracos.
- Não manter contato com os participantes
Não deixe de enviar os materiais do evento, fotografias e mantenha contato enviando conteúdo relevante por e-mail ou pelas redes sociais, mantendo o participante atualizado sobre o tema do evento.
- Não ter métricas
Como você poderá medir o sucesso do evento? Número de participantes? Volume de negócios gerado durante o evento? Depende do seu objetivo, mas, ao final é preciso apresentar o ROI (Return on Investment).
E você como quais os diferenciais do seu evento? Como você faz para evitar esses erros na organização de eventos corporativos? Conte para gente nos comentários. 😉
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