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Construindo o time dos sonhos para a organização de eventos de sucesso

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Na maioria dos casos, é fácil avaliar os erros cometidos na organização de eventos: eles costumam sobressair e se tornar evidentes durante o transcorrer da programação. O sucesso, no entanto, costuma ser mais difícil de avaliar e, por isso, pode-se cair na tentação de creditá-lo somente à chefia e suas decisões. Eventos bem-sucedidos, porém, costumam ser o resultado de uma equipe bem coordenada e motivada, que consegue lidar com as diferenças e possui autonomia suficiente para lidar com as inevitáveis surpresas que vão aparecer.

Selecionando os melhores

O primeiro item da construção do time dos sonhos, naturalmente, é a montagem da equipe. Trata-se de um desafio, não resta dúvida: Em meio a uma grande variedade de candidatos, será necessário definir aqueles que efetivamente contribuir para a organização de eventos. Assim, os cuidados devem começar desde o início, com a colocação de anúncios que reflitam a cultura da sua empresa. É igualmente importante levar em conta outros fatores:

  • Descreva com detalhes suficientes o tipo de função, suas expectativas e o tipo de empresa.
  • Não confie somente no currículo – às vezes, uma entrevista com alguém cujo currículo parece pouco promissor traz surpresas.
  • Faça testes relativos ao tipo de função desejada.

Treinamento é vital para a organização de eventos

Ainda que a prática seja essencial numa área tão dinâmica quanto a gestão de eventos, não se pode esperar que seus colaboradores tenham conhecimento sobre todos os os seus aspectos. Trata-se de um espectro bastante abrangente, que inclui desde o relacionamento com fornecedores e patrocinadores até ações de marketing. Portanto, é bem possível que seus colaboradores se fixem naquilo que conhecem e com que estão acostumados, embora necessariamente não reflitam a realidade atual da organização de eventos.

Um exemplo são as inovações tecnológicas que surgiram nos últimos anos, como as plataformas integradas para eventos, e que se tornaram ferramentas fundamentais para eventos bem-sucedidos. Elas substituem antigas práticas que consomem mais tempo e recursos, mas requerem um certo nível de conhecimento, tanto para se obter os melhores resultados como para tirar eventuais dúvidas dos participantes.

Se necessário, oriente os funcionários a recorrerem ao suporte caso não se sintam seguros ao lidar com os aplicativos. As contribuições positivas que os apps para eventos promovem serão otimizadas se o grupo tiver um treinamento prévio nessa e em outras áreas em que a tecnologia vem predominando, como o live streaming.

Quem é quem

Uma vez que tenha as pessoas certas e elas tenham o treinamento adequado, chega a hora de definir funções. Nesse ponto, o conhecimento dos pontos fortes e fracos de cada um é essencial. Ao escolher funções da organização de eventos com as quais seus colaboradores tenham afinidade, ganha-se em motivação e entusiasmo. Além disso, todo o grupo deve saber com exatidão o trabalho e a extensão da autoridade de cada um para evitar conflitos.

Nada disso irá funcionar a contento se não houver uma efetiva delegação por parte da chefia. A centralização é uma tentação para certos tipos de personalidade – aquela ideia persistente de que tudo irá desmoronar caso você não esteja no controle. Ao delegar funções na organização de eventos, porém, é preciso levar em conta alguns aspectos:

Comprometimento – A delegação de tarefas não é um presente. Com a responsabilidade, vem a necessidade de prestar contas e cumprir prazos, o que deve ser deixado bem claro para a equipe.

Entrega de resultados – Há pouco espaço para erros na organização de eventos. O cumprimento das tarefas dentro do estabelecido é essencial para que não ocorram incidentes que, de outra forma, vão comprometer a experiência dos participantes, prejudicar o desempenho de palestrantes e convidados etc.

Reconhecimento – Da mesma forma que os erros devem ser assinalados, também o sucesso e as iniciativas valiosas também precisam ser ressaltadas. Nada melhor para quem atua numa área que pode ser tão estressante do que receber reconhecimento por um trabalho bem feito.

Comunicação

A falta de comunicação está no topo da lista dos problemas que assolam equipes disfuncionais. Assegurar os canais adequados de comunicação pode ser complicado, mas nenhuma organização de eventos bem-sucedida sobrevive sem que isso seja feito com eficiência. Transmitir ideias e ordens de forma eficaz também reduz os desentendimentos entre colaboradores, que podem se ressentir pela maneira com os chefes e colegas se expressam (especialmente em momentos de crise).

Ter uma linha rápida de comunicação é especialmente útil porque nenhum planejamento é perfeito – sempre haverá mudanças de última hora, e elas precisam ser transmitidas para as pessoas certas no momento exato. Equipamentos de comunicação são fundamentais em eventos de grande porte, assim como um treinamento prévio de como lidar com as emergências.

Mas a comunicação não se restringe a esses itens. O compartilhamento de ideias para aperfeiçoar a organização de eventos é uma iniciativa que deve sempre ser incentivada. Antes e após cada evento, o time pode se reunir para sugestões e avaliações, com liberdade de expressão e respeito para com os colegas. Ainda que os organizadores possam ser os mais experientes, às vezes as melhores ideias surgem dos mais jovens, que pensam fora da caixa e querem experimentar coisas novas.

Construir o dream team da organização de eventos vai levar tempo e requerer esforço, mas os resultados com certeza serão compensadores, tanto para os organizadores quanto para os patrocinadores, apoiadores e participantes.

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