Custos que envolvem o evento: Perdeu o controle? Veja como resolver
Na gestão de eventos, planejamento e organização são os principais pontos para manter o controle dos custos que envolvem o evento e não estourar o orçamento. É preciso ser realista e encontrar as melhores soluções, aquelas capazes de surpreender o cliente, dentro da verba estipulada. É preciso dar asas à imaginação, mas mantendo os dois pés no chão.
Comece dividindo a verba liberada pelo cliente entre todos os serviços, profissionais e produtos que serão necessários para montar, executar e desmontar o evento, além, claro, considerar o aluguel do espaço. Mesmo que inicialmente esses custos sejam apenas uma estimativa, já servem como bússola para qual caminho seguir: negociar o aumento da verba, negociar uma redução de preço com os fornecedores ou reduzir o tamanho do evento. Essa última é a pior solução. Na verdade, a equipe de gestão de eventos deve evitar ao máximo chegar a esse ponto.
Montando o orçamento
Organizar um orçamento pode até parecer como montar um quebra-cabeça. Monitorar os custos que envolvem o evento parece algo complexo. Mas de posse de propostas de contratos dos fornecedores, quase tudo se resume a muita organização e planejamento. Comece separando por áreas como:
- Local
- Catering
- Decoração
- Divulgação
- Logística
- Palestrantes
- Convites
- Credenciamento
- Segurança
Você pode incrementar com todos os itens envolvidos na gestão de eventos. Muitas dessas tarefas podem ser agrupadas em uma plataforma digital para gerenciamento de eventos, desde a parte de convites, RSVP, divulgação, credenciamento, logística e muitas outras funcionalidades, reduzindo o custo geral e aumentando a eficiência e agilidade.
Identifique o que está gerando o descontrole
Mas mesmo que parte da equipe responsável pela gestão de eventos esteja sempre supervisionando o orçamento, em alguns momentos ele pode sair do controle. Antes de tomar qualquer atitude, é preciso determinar o que está provocando esse descontrole.
Em primeiro lugar, vocês realmente pesquisaram dos preços médios de todos os produtos e serviços necessários para a montagem e execução do evento? O serviço de catering, por exemplo, pode variar muito de preço, tanto de fornecedor para fornecedor quanto em relação ao que será oferecido durante o evento. Sem uma boa pesquisa, é complicado saber qual o preço justo pelo serviço. Se, no meio do caminho, você descobrir que está pagando muito mais do que média por um catering daquela determinada categoria, comece logo a negociar com esse fornecedor. E também não mude ou aumente o escopo sem uma real necessidade, porque certamente haverá aumento nos custos.
O mesmo vale para todos os fornecedores. Avalie antes de negociar qual realmente é a sua necessidade, mas deixando no orçamento sempre uma margem para cima, prevendo que – tomara! – o número de inscritos pode ser muito maior do que a previsão inicial, por exemplo. Só que nesse caso o aumento do custo virá acompanhado do aumento de receita que deve ser suficiente para cobrir a maior parte dos novos gastos, desde que tudo esteja bem organizado em uma plataforma de gerenciamento.
A contratação de recursos humanos para tarefas antes, durante e depois do evento também precisa ser muito bem planejada. Se for necessário contratar mais pessoal identifique se essa demanda foi ocasionada por motivos internos, como mal dimensionamento do esforço necessário para cada tarefa ou se foi provocado por mudanças no escopo do evento feitas pelo cliente. No primeiro caso, o problema é da equipe responsável pela gestão do evento. Mas se for provocado por novas demandas do cliente, é hora de negociar esse aumento de custo.
Mesmo com todos os imprevistos, é possível manter os custos que envolvem o evento bem próximos ao orçamento.
Como você consegue administrar essas duas colunas – Receita e Despesa nos custos que envolvem o evento? Compartilhe nos comentários como você faz o controle dos custos que envolvem o evento.
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