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Como cortar custos de forma criativa na organização de eventos

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Em épocas de crise, é mais importante do que nunca valorizar todos os recursos utilizados na organização de eventos. A tentação de gastar mais para proporcionar a melhor experiência possível para os participantes é grande. Os profissionais de organização de eventos, no entanto, compreendem que o retorno sobre o investimento é essencial para manter o negócio ativo. Por isso, racionalizar seus custos e cortar quando necessário é uma estratégia essencial para a sobrevivência em tempos difíceis.

Cortar indiscriminadamente, no entanto, não é uma boa ideia. A participação em eventos não raro também implica um investimento significativo para seu público-alvo. Ele será compensado apenas se os participantes tenham a sensação de que valeu a pena comparecer. Reduzir custos de forma indiscriminada pode comprometer esse resultado, o que tornará difícil fidelizar os clientes. Com criatividade, porém, é possível realizar eventos mais baratos e com qualidade.

Nos EUA, orçamento é um desafio

Uma pesquisa online divulgada pelo site BizBaz em outubro trouxe com as expectativas de organizadores de eventos dos Estados Unidos para 2017. A questão do orçamento foi o principal desafio que esperam enfrentar, ainda que a maioria (53%) esteja esperando uma elevação em seus orçamentos para o ano que vem.

Os cerca de 1,2 mil organizadores ouvidos pela pesquisa revelaram que os comes e bebes, o aluguel de locações e a infraestrutura de luz e som respondem pela maior parte dos gastos. Já a adoção de novidades tecnológicas vem no final da lista, uma vez que muitos organizadores temem que não haja recursos suficientes para esse item. Ainda assim, a maioria reconhece que a tecnologia oferece boas soluções para a organização de eventos e merece o investimento.

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Opções de economia criativa

Como se pode ver, manter o orçamento dentro dos limites é uma preocupação inclusive em países desenvolvidos. Se você deseja garantir que seus participantes tenham os benefícios esperados do evento e, ao mesmo tempo, precisa cortar alguns custos, um bom ponto de partida podem ser as sugestões a seguir:

Concentre itens de decoração –  Mesmo que seu evento tenha um tema específico, às vezes você pode se levar pela extravagância. Ao invés de espalhar sua decoração temática em todo canto, concentre-se em pontos específicos, como palcos e áreas de reunião. Essa sugestão é válida inclusive para incentivar a postagem de selfies, elevando o buzz em mídias sociais.

Invista no treinamento – Equipes bem treinadas produzem mais com menos esforço. Com uma equipe orientada sobre como agir em todas as fases do evento, é possível diminuir a quantidade de pessoal empregada. Além disso, o treinamento adequado torna-se um diferencial positivo a longo prazo, agilizando e aperfeiçoando a produção como um todo.

Utilize equipamento próprio – Aluguel de equipamentos é um dos itens de maior custo em eventos. Uma alternativa pode ser adquirir itens para os quais haja um treinamento adequado da sua equipe. Isso inclui, por exemplo, projetores e telas para apresentações, desde que tais itens sejam exigidos rotineiramente .

Faça gestão pelo mobilePlataformas integradas para eventos, conforme começam a atestar os organizadores brasileiros, são fontes de redução de custos. Elas têm o benefício adicional de garantir maior controle sobre os vários aspectos do evento, gerando relatórios, incentivando o networking e abrindo canais adicionais para patrocinadores.

Invista em material reutilizável – Sempre que possível, reutilize materiais utilizados em eventos anteriores. Para isso, é preciso pensar a longo prazo quando planejar e adquirir materiais de decoração e divulgação, por exemplo. Diferentes peças podem ser usadas de forma diferente a cada evento, garantindo que a sensação de novidade permaneça.

Reduza porções – Existem pesquisas que demonstram que participantes de eventos consomem entre 500 e 1 mil calorias a mais nos dias de programação. Considere a redução de porções em caso de almoços, jantares e lanches. Isso não significa apenas economia: você estará colaborando para que seu evento seja mais saudável.

Peça mais orçamentos – Se você avalia que está pagando mais por serviços, pesquise mais. Ao invés de se limitar a três orçamentos de fornecedores diferentes, amplie a consulta. Vale lembrar que a contratação de serviços próximos ao local do evento, além de ser ambientalmente correta (pela redução de custos de transporte), também pode terminar sendo mais econômica.

Invista no talento interno – Se sua grade de programação precisa de alguns nomes adicionais, uma opção é investir no talento interno das empresas, principalmente no caso de eventos corporativos. Você pode se surpreender com o potencial existente e proporcionar um incentivo adicional para um colaborador talentoso.

Não tenha receio em pedir – Formas criativas de redução de custos podem acontecer através do bom relacionamento com apoiadores ou patrocinadores. Desde o patrocínio a palestrantes até o fornecimento de bens ou serviços, as empresas que investem no seu evento podem colaborar de várias formas. Considere também a inserção no plano de marketing de patrocínios de pequeno porte, voltados para a troca de serviços ou produtos em troca de divulgação da empresa.

Reduzir custos é difícil, mas esperamos que nossas dicas facilitem esse processo na sua organização de eventos. 👍 💰

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