Como ser mais produtivo no planejamento e organização de eventos
Você sabia que o planejamento e organização de eventos está inserido entre as 5 atividades profissionais mais estressantes? É o que aponta a pesquisa realizada pela Career Cast em 2016, ressaltando a dificuldade de transformar a visão do cliente e diversas ideias em resultados positivos. Segundo os analistas “essas pessoas lidam com emoções e, por isso, precisam ser a fonte de calma entre todos os envolvidos”.
Certamente lidar com todo esse estresse não é fácil e afeta o planejamento e organização de eventos. Mas com uma inovadora plataforma de gestão de eventos e as nossas dicas, é possível administrar melhor o tempo e ser mais produtivo.
Não veja seus e-mails e mensagens assim que acordar
Nada de mexer no smartphone antes mesmo de sair da cama. Como geralmente ainda estamos meio sonolentos nessa hora, a tarefa de priorizar quais e-mails são mais importantes e quais devem ser deletados pode ficar prejudicada. E você também pode responder uma mensagem de forma equivocada. Crie uma rotina e veja todos os e-mails e mensagens antes de responder, principalmente se você está lidando com pessoas que estão em outro fuso horário.
Planeje as tarefas do dia
Mantenha uma agenda atualizada com as tarefas que devem ser resolvidas durante o dia deixando, claro, uma margem para imprevistos e novas demandas que, infelizmente, sempre acontecem durante o planejamento e organização de eventos. Mas não deixe que os imprevistos sejam rotina.
Crie subtarefas
Todo planejamento e organização de eventos envolve muitas pessoas e muitas variáveis. São muitos serviços a serem contratados, estratégias a serem definidas e muitas outras atividades. A melhor maneira de lidar com esse enorme volume de trabalho é separar essas tarefas em etapas – subtarefas, conectando todos os pontos e prestando mais atenção aos detalhes. Dividir cada tarefa faz com que seja bem mais fácil começar a agir e também mostra quais pessoas estão envolvidas em cada etapa. Assim, você garante que todos estejam trabalhando na tarefa certa, na hora certa, permitindo que outros em seguida possam desempenhar as suas subtarefas, quase que como em uma linha de produção.
Compartilhe informações
Aproveite as funcionalidades de gestão da plataforma e mantenha as ações do planejamento e organização de eventos atualizada em tempo real, com níveis diferentes de permissões de acesso, de modo a que a equipe tenha sempre uma visão de como está o andamento das tarefas.
Delegue responsabilidades
Nem adianta dizer que você é multitarefa. Ninguém pode dar conta de todas as tarefas que envolvem o planejamento e organização de eventos. Você precisa contar com equipes e dividir as responsabilidades. Mas lembre-se de que delegar não é apenas dar ordens e distribuir o trabalho. É preciso explicar a tarefa e garantir que todos entenderam a demanda e dar liberdade para que a equipe desempenhe a sua função.
Mantenha tudo organizado
Como é o seu ambiente de trabalho? A sua mesa é uma bagunça? Sua caixa de entrada de e-mail está sempre repleta de mensagens que já deveriam ter sido deletadas ou movidas para outra caixa? Manter as coisas organizadas agiliza a resolução de tarefas, já que as informações são facilmente acessadas.
E, finalmente, relaxe
Não adianta ficar “ligado no 220” o tempo todo. De tempos em tempos pare para tomar um café ou até mesmo olhar a paisagem pela janela. Areje a cabeça e volte cheio de gás, disposição e mais produtivo.
Curtiu nossas dicas de planejamento e organização de eventos? 😉
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