Como organizar uma convenção corporativa
O planejamento e organização de eventos pode ser uma tarefa possível de ser cumprida com sucesso, ou pode ser um pesadelo. Tudo depende de como essa organização será estruturada de modo a atender os objetivos de negócio.
Mas como organizar uma convenção capaz de motivar, orientar, integrar e ao mesmo tempo ser um espaço para transmitir novidades, alinhar estratégias e descontrair? Veja abaixo algumas dicas para um planejamento e organização de eventos bem-sucedido.
Um bom planejamento faz toda a diferença
Comece definindo qual é o principal objetivo da convenção: reunir equipes de vendas, franqueados, colaboradores, fornecedores… Escolha um tema para a convenção, alinhado aos objetivos e resultados esperados que pode ser, por exemplo, gestão de negócios, empreendedorismo ou o kick-off apresentando as novas estratégias e metas do negócio.
Dentro dessa primeira fase do planejamento e organização de eventos também é preciso determinar o melhor local, capaz de comportar o público previsto e determinar a logística necessária para reunir todos os participantes.
Interação antes, durante e depois da convenção
No caso de uma convenção de franqueados, por exemplo, antes mesmo do seu início lance um hot site, envie campanhas de e-mail marketing e faça a divulgação nas redes sociais. Se a convenção for voltada apenas para público interno – vendas, treinamento, lançamento de campanhas – use as ferramentas de comunicação corporativas disponíveis, como intranet, e incentive os líderes de áreas a convidarem todos os seus colaboradores.
Durante a convenção, utilize o aplicativo para gerar mais interação entre os participantes, que podem marcar reuniões entre si, compartilhar experiências e conteúdos e também envie notificações push personalizadas.
Ao final, lembre-se que as ações pós-convenção também são muito importantes e garanta que todos os participantes receberão as fotos, materiais produzidos durante o evento e incentive o envio de feedback.
Invista nos talentos internos
Se a convenção reúne equipes de vendas, convide os melhores vendedores para apresentarem palestras. Vendedores são ótimos em expor suas ideias e convencer o seu público e também gostam de compartilhar as suas experiências com outros profissionais da área.
Por esse motivo, durante o planejamento e organização de eventos que irá reunir os profissionais de vendas da sua empresa, abra espaço para que eles interajam e façam comentários a partir da sua vivência. Vendedores e gerentes regionais podem dividir o palco para compartilhar cases de sucesso e ideias para melhorar as vendas.
Aposte na gamificação
Aproveite a ferramenta de gamificação integrada no aplicativo e crie missões, enquetes e outros tipos de jogos, desenvolvendo habilidades, gerando mais interação entre os participantes e transformando conhecimento em ação.
Relaxar também faz parte do trabalho
Ninguém trabalha 24 horas por dia, certo? E mesmo durante as 8 ou 10 horas diárias de uma convenção também deve haver espaço para atividades de entretenimento e lazer. Em convenções que duram mais de um dia, que tal oferecer sessões de quick massage para relaxar? Em cinco minutos, o participante estará relaxado e energizado. E se você for um patrocinador, a sessão de massagem é uma boa maneira de atrair visitantes para o seu estande.
Já se a convenção for organizada por uma rede hoteleira reunindo gerentes de diversas áreas, sessões de degustação servem para relaxar e são uma oportunidade de colocar o networking em ação, assim como podem ser uma boa fonte de novas ideias para oferecer aos hóspedes.
Enfim, dependendo dos objetivos e do seu público, as opções são bem variadas, e podem ir desde a apresentação de cantores ou bandas, shows de humor, apresentação de mágicos.
O planejamento e organização de eventos corporativos não é uma tarefa fácil, mas com parceiros comprometidos com o sucesso do evento, tudo fica mais fácil.
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