Como organizar eventos

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Como organizar eventos focados no relacionamento com participantes

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Eventos são para estabelecer novos relacionamentos e expandir seu networking, certo? Em teoria, sim. Na prática, a maioria das pessoas considera complicado o contato face a face com desconhecidos. Existem diversas técnicas para facilitar esse processo, mas resta o fato de que o estabelecimento de relacionamentos é essencial para participantes e organizadores.

Como organizar eventos com essas prioridades em vista?

A boa notícia é que a tecnologia mobile tornou-se uma aliada eficiente nesse processo. Ao longo dos últimos anos, a adoção crescente de dispositivos móveis modificou hábitos, mas também proporcionou ferramentas eficazes de conexão entre pessoas. Se bem utilizadas, elas permitem que os participantes superem a fase inicial de estranheza e elevem a quantidade de novos contatos, o que parece ser uma chave de como organizar eventos com alto índice de engajamento.

Esse papel das plataformas integradas para eventos já vinha sendo reconhecido nesta pesquisa realizada com profissionais do setor. De acordo com a pesquisa, os apps para eventos são mais efetivos que as redes sociais para o engajamento.

A maioria dos que responderam à pesquisa (55%) consideraram, por exemplo, que os apps são importantes para informação em tempo real ou troca de mensagens, enquanto 35% valorizaram o engajamento através de redes sociais. 67% dos mais de 300 entrevistados opinaram que os apps são importantes, contra 43% afirmando o mesmo sobre as redes sociais.

Tranquilo e favorável desde o início

Para começar bem o relacionamento com os participantes e dar uma oportunidade para se conhecerem mais, disponibilize o aplicativo do evento com antecedência e incentive o preenchimento dos perfis, incluindo tags. Isso dará condições aos participantes de encontrarem pessoas com os mesmos interesses. Como organizar eventos é também facilitar o networking, essa providência vai facilitar a vida dos participantes.

Você também pode adotar outras formas de construção de relacionamentos iniciais, tais como:

  • Sessões com palestrantes e convidados, permitindo perguntas dos inscritos
  • Informações atualizadas sobre mudanças na agenda
  • Games de perguntas e respostas sobre temas abordados na programação

Como organizar eventos com alto nível de engajamento

Para manter o impulso dado na fase pré-evento, é possível promover atividades que facilitem o contato e, ao mesmo tempo, construam um relacionamento positivo entre os organizadores e os participantes. Usando a tecnologia, é possível empoderar a audiência, de forma a que cada um se sinta como um verdadeiro participante do evento, não somente mais um na multidão.

O pensamento criativo, novos insights e encorajar a colaboração e a comunicação são fundamentais no processo de como organizar eventos que os participantes efetivamente se recordem como boas experiências.

Meet-ups – O hábito de promover encontros pessoais de pessoas que se conhecem via grupos de internet pode ser incentivado em eventos de maior porte, com a destinação de áreas específicas para que essas reuniões ocorram. Essas áreas devem ter um design apropriado para selfies, de preferência explorando a marca do evento e/ou de seus patrocinadores.

Concursos – Essa tradicional forma de promover engajamento também traz oportunidades de estreitar o relacionamento entre participantes (pense em formação de grupos para complemento de tarefas). Os prêmios para os vencedores podem ser uma forma de fortalecer sua marca e de patrocinadores, fidelizando os clientes – e, afinal de contas, como organizar eventos sem participantes fiéis?

Aprendizado em grupo – Formação de grupos de debates e discussões fazem parte do cardápio de alguns tipos de eventos. Este é um método eficaz de incentivar a interação entre a audiência, gerando mais participação ativa em privilégio de apenas assistir passivamente a palestras. Deve-se lembrar que o aprendizado e a troca de experiências é um dos motivos de comparecimento e, portanto, não há como organizar eventos sem levar esses itens em conta.

Mantendo a chama acesa

Como organizar eventos não é somente reunir pessoas, e sim promover uma efetiva interação entre os participantes, o relacionamento não precisa terminar ao final da programação. É do interesse dos organizadores manter uma base fiel de clientes para suas próximas edições, e ciar um espírito de comunidade entre os participantes certamente vai auxiliar a alcançar esse objetivo.

Feedback – Estabelecer canais de feedback enquanto o evento está acontecendo é fundamental para conhecer seus pontos fortes e fracos. Através das opiniões, os organizadores terão a oportunidade de aperfeiçoar o  que não está correndo conforme o previsto ou resolver entraves repentinos. O canal de comunicação com os participantes precisa estar sempre aberto, inclusive após o encerramento da programação.

Plataforma permanente – Uma opção eficaz para manter o espírito de comunidade é manter o app para eventos ativo mesmo após o evento, compartilhando conteúdo produzido pelos participantes em redes sociais e dando informações sobre novas edições. Os usuários do app podem ter, inclusive, descontos para futuras edições, como forma de premiar a fidelização.

CRM – O uso de plataformas integradas para eventos traz o benefício adicional de reunir um grande volume de informações que podem ser integrados em bancos de dados de CRM (Customer Relationship Management). Tais dados podem ser especialmente úteis para patrocinadores e apoiadores e oferecem a possibilidade de ampliar o retorno sobre o investimento (ROI). Com patrocinadores satisfeitos e participantes fiéis, você terá como organizar eventos cada vez maiores e melhores.

Como você mantém o engajamento dos participantes do seu evento? Conte pra gente nos comentários.

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