Posted on July 4, 2017

Dicas para o seu credenciamento ser perfeito

A primeira impressão é a que fica. Esse ditado popular faz todo sentido quando se fala de tecnologias para o credenciamento em eventos corporativos, quando participantes, palestrantes e expositores querem ter acesso rápido e fácil ao local do evento. Esse é um ponto extremamente importante na gestão de eventos, e erros durante esse procedimento podem significar o fracasso de meses de planejamento.

Atualmente, o processo e cronograma de credenciamento pode ser totalmente automatizado, facilitando a gestão de eventos. A tecnologia embutida em totens de autoatendimento, instalados e gerenciados pela equipe da InEvent, permite que os participantes façam check-in usando seus próprios dispositivos móveis, entregando rapidamente a etiqueta de milhares de participantes.

O número de totens pode variar conforme o tamanho do evento. Nós aqui da InEvent facilitamos esse processo na gestão de eventos de alguns clientes. Disponibilizar a quantidade correta de impressoras e tablets necessários para que o participante possa fazer seu próprio credenciamento com o escaneamento de um QR Code ou digitar o seu e-mail cadastrado, garantindo ainda mais conforto, praticidade e agilidade durante o credenciamento.

O QR Code poderá funcionar como controle de acesso na entrada do evento e em locais de acesso restrito ou salas com limite de lugares. A plataforma disponibilizada pela InEvent também pode te ajudar nesse processo.

Outra forma de facilitar a gestão do seu evento é automatizar o  RSVP, onde o convidado pode confirmar sua presença com um simples clique, através do app ou outros canais, como WhatsApp, Messenger, SMS, ligações e e-mail. Além disso, o organizador poderá mandar uma mensagem de alerta caso o convidado não tenha respondido, gerando uma lista única de confirmações de forma rápida.

Pulseiras agilizam check-in e troca de informações

As pulseiras são as novas tecnologias que acabam de desembarcar aqui no Brasil para agilizar ainda mais o processo do credenciamento do evento.

Além disso faz o controle de acesso, identificação dos participantes e coleta de dados. A pulseira NFC é de silicone pode ser personalizada com cores e logo do evento e não precisa de manutenção.

Os dados coletados permitem avaliar o comportamento do participante durante todo o evento, desde a sua entrada até a saída, indicando a sua posição em tempo real e seu engajamento em palestras e com expositores. Filtros permitem que essa pesquisa seja direcionada para o objetivo de cada gestão de eventos.

Em casos de eventos com mais um dia de duração, a pulseira pode permanecer no pulso do participante, já que é à prova d´água e não precisa ser retirada durante o banho, e nem mesmo ser recarregada.

Organização é a chave do sucesso na gestão de eventos corporativos

Mesmo com toda a tecnologia disponível, existem outros pontos que devem ser levados em consideração na gestão de eventos para o sucesso do credenciamento.

Em primeiro lugar, é preciso dividir o espaço de entrada, que deve ser grande e arejado, visando atender a diversos grupos em separado – quem ainda vai fazer seu cadastro, os que vão finalizar o credenciamento, entrega de crachás e outro para entrega de kits. Também vale ter um espaço separado para atender pessoas com problemas no registro.

Pessoas treinadas devem estar disponíveis para direcionar o público e tirar dúvidas. Nas filas (que devem ser bem pequenas) funcionários podem indicar quais documentos ou comprovantes serão necessários para finalizar o processo de credenciamento, agilizando o atendimento e a gestão de eventos.

Tudo isso precisa estar muito bem sinalizado, com setas e banners indicando onde estão localizados todos os serviços, além de entrada, saída, banheiro, salas, entre outros locais.  

Lembre-se de que um credenciamento eficiente, além de causar uma boa impressão, também será uma das suas fontes de dados usados para avaliar o comportamento de cada participante e o engajamento nas palestras e estandes dos expositores. Sem deixar de lado o aspecto da segurança, já que apenas pessoas credenciadas poderão transitar pelo local.